ප්‍රගාමී තොරතුරු අනාවරණය පිළිබඳ කැබිනට් පත්‍රිකා කෙටුම් පත

2019 මුල් කාර්තුවේදී පහත දැක්වෙන කැබිනට් පත්‍රිකා කෙටුම්පත මවිසින් පිළියෙළ කරන ලද්දේ මහජන ආයතන සතු තොරතුරු ප්‍රගාමී ලෙස අනාවරණය කිරීම දිරිගැන්වීම අරමුණුගත් ලෝක බැංකු ව්‍යාපෘතියක් වෙනුවෙනි. පසුව මෙම ලේඛනය ඒ සඳහා පැවැති UNDP ව්‍යාපෘතියක් සඳහා ද යොදා ගැනිණි. ජනමාධ්‍ය අමාත්‍යාංශය විසින් එය ඉදිරිපත් කිරීමට නියමිතව තිබූ නමුත් ජනමාධ්‍ය අමාත්‍යාංශය සිරිසෙේන ජනාධිපතිවරයා විසින් පවරා ගැනීමෙන් පසු එහි ප්‍රගතිය ගැන දැන ගැනීමට මට නොහැකි විය.

2016 අංක 12 දරණ තොරතුරු දැනගැනීමේ පනත මගින් ආවරණය වන රාජ්‍ය අංශයේ සියලු අධිකාරීන් අතර ප්‍රගාමී ලෙස තොරතුරු හෙළිදරව් කිරීම දිරිගැන්වීම සඳහා වන අනුබද්ධ විධිනියම කට්ටලය සඳහා කැබිනට් මණ්ඩලයේ අනුමැතිය පිණිස ජනමාධ්‍ය අමාත්‍යාංශය විසින් ඉදිරිපත් කරනු ලබන කැබිනට් පත්‍රිකාව

  1. අරමුණ:

2016 අංක 12 දරණ තොරතුරු දැනගැනීමේ පනත යටතේ ගැසට් මගින් ප්‍රසිද්ධ කර තිබෙන රෙගුලාසි අංක 20 වන ‘ප්‍රගාමී ලෙස තොරතුරු හෙළිදරව් කිරීම ’[1]  මගින් සෑම පොදු අධිකාරියක් විසින් ම ප්‍රගාමී ලෙස ලබා දිය යුතු තොරතුරු ප්‍රවර්ග ඉදිරිපත් කර තිබේ. කෙසේ වෙතත්, පොදු මූලෝපායක් නැතිකම නිසා සහ නිසි අනුගත වීමේ යාන්ත්‍රණයක් නොමැතිකම නිසා බොහෝ පොදු අධිකාරීන්හි ඉහත රෙගුලාසි ක්‍රියාත්මක වන්නේ අසමාන අන්දමිනි. එය විසඳුම් සෙවිය යුතු ප්‍රශ්නයකි.

ප්‍රගාමී ලෙස ප්‍රසිද්ධ කළ හැකි තොරතුරු උපරිමය ඔස්සේ පොදු අධිකාරියක වගවීම හා විනිවිදභාවය වෙත තිබෙන ඇපකැපවීම නිරූපණය වේ. ඒවා තොරතුරු දැනගැනීමේ පනතෙහි අරමුණු විස්තර කරන පූර්විකාවෙහි දක්වා තිබේ. තොරතුරු දැනගැනීමේ පනත ක්‍රියාත්මක වීමට පෙර, පොදු අධිකාරීන් සතුව මහජනයාට මුහුණ දෙන විනිවිද සහ වගකීමෙන් යුතු යාන්ත්‍රණයන් තිබුණේ නැත. කෙසේ වෙතත්, විනිවිදභාවය සහ වගවීම පිළිබඳ ආයතනික ඇපකැපවීම ප්‍රගාමී ලෙස තොරතුරු හෙළිදරව් කිරීම  නිසා බොහෝ විට වර්ධනය වේ. කලාතුරකින් ප්‍රතිචාරාත්මක පදනමකින් පුද්ගල තොරතුරු ඉල්ලීම්වලට ප්‍රතිචාර දැක්වීමට වඩා එය ඉදිරිගාමී ය.

වැඩිදුරටත්, ඵලදායී සහ ප්‍රගාමී ලෙස තොරතුරු හෙළිදරව් කිරීම  මගින් (අ) රජය තුළ සහ පුරවැසියන් අතර සහ රාජ්‍ය අධිකාරීන් අතර තොරතුරු ගලා යාම වර්ධනය වේ (ආ) අඩු වියදමකින් තොරතුරු මහජනයා වෙත ලැබේ (ඇ) පුද්ගල තොරතුරු ඉල්ලීම් විකසනය කිරීම සඳහා ගත වන කාලය අවම කෙරේ (ඈ) වර්තමානයේ භෞතික ස්වරූපයන්ගෙන් තිබෙන තොරතුරු සංචිතයන් වෘද්ධිමය ලෙස ලෙස ඩිජිටල්කරණය දිරිගැන්වේ. එබැවින් ජනමාධ්‍ය අමාත්‍යාංශය විසින් ප්‍රගාමී ලෙස තොරතුරු හෙළිදරව් කිරීම සම්බන්ධ අනුබද්ධ  විධිනියම සඳහා ඇමති මණ්ඩලයේ අනුමැතිය ඉල්ලා සිටිනු ලැබේ. එමගින් සියලු රාජ්‍ය අධිකාරීන් පහත දැක්වෙන කාරණා සම්බන්ධයෙන් අනුගත වීම ද අපේක්ෂා කෙරේ.

  • විධිනියමය පොදු අධිකාරියට බලපාන අන්දම

මෙම විධිනියමවලට අනුව පොදු අධිකාරීන් පහත දැක්වෙන කරුණු ඉටු කළ යුතු ය:  

  1. ප්‍රගාමී හෙළිදරව් කිරීම සඳහා, එක් එක් පොදු අධිකාරීන්ගේ ප්‍රධානියා විසින් නායකත්වය දෙනු ලබන නියාමන කමිටුවක් පිහිටුවිය යුතු ය;
  2. ප්‍රගාමී ලෙස තොරතුරු හෙළිදරව් කිරීම  සඳහා මූලෝපායික ක්‍රියාකාරී සැලැස්මක් සංවර්ධනය කළ යුතු ය. එයට වත්මන් තත්වය පිළිබඳ තක්සේරුවක්, ක්‍රියාත්මක කිරීමේ සැලැස්මක් සහ වෘද්ධිමය ලෙස තොරතුරු ඩිජිටල්කරණය සඳහා සම්පත් ලබාදීම ඇතුළත් වේ;
  3. සෑම කාර්ය මණ්ඩල සාමාජිකයකුගේ ම සහ ආයතන ප්‍රධානියකුගේ ම වැදගත් වගකීමක් ලෙස ප්‍රගාමී ලෙස තොරතුරු හෙළිදරව් කිරීම  දිරිගැන්වේ;
  4. රෙගුලාසි අංක 20 යටතේ සහ තොරතුරු දැනගැනීමේ හිමිකම යටතේ ලැයිස්තුගත කර තිබෙන තොරතුරු ප්‍රවර්ග ආවරණය කරන විධිනියමයේ දැක්වෙන ආකාරයට පොදු ප්‍රකාශන පරිපාටිය ක්‍රියාත්මක කෙරේ;
  5. තොරතුරු නැවත භාවිතා කිරීම සහ වටිනාකම එකතු කරන ලද භාණ්ඩ ලෙස නැවත පැකේජ කිරීම ද මහජනතාව සඳහා අධ්‍යාපනික සහ සංස්කෘතික දැනුම ලෙස ද භාවිතය දිරිගැන්වේ;
  6. තොරතුරු දැනගැනීමේ පනත සඳහා වන ක්‍රියාමාර්ග සම්බන්ධයෙන් කාලාවර්තක තක්සේරුවක් සිදු කෙරේ. පොදු අධිකාරියේ වෙබ් අඩවි සහ එහි බලපෑම ද එයට අයත් වේ.
  • ක්‍රියාත්මක කිරීම පිළිබඳ වාර්තා කිරීම

තොරතුරු දැනගැනීමේ පනත ක්‍රියාත්මක කිරීම පිළිබඳ නම් කර තිබෙන මධ්‍යම ආයතනය ලෙස ජනමාධ්‍ය අමාත්‍යාංශය විසින් සියලු අමාත්‍යාංශ සමග එක්ව මෙම විධිනියම සියලු පොදු අධිකාරීන් තුළ ක්‍රියාත්මක කිරීම පිළිබඳ වාර්ෂිකව ඇමති මණ්ඩලයට වාර්තා කරනු ලැබේ. මෙම විධිනියමය ප්‍රකාරව පොදු අධිකාරීන්ගේ මූලික කාර්යදර්ශක නිර්ණායකයක් ලෙස ප්‍රගාමී ලෙස තොරතුරු හෙළිදරව් කිරීම  ආයතන සංග්‍රහයට ඇතුළත් කිරීම සඳහා ක්‍රියාමාර්ග ගන්නා ලෙස රාජ්‍ය පරිපාලන අමාත්‍යාංශයෙන් ඉල්ලා සිටිනු ලැබේ. 

ජනමාධ්‍ය අමාත්‍යාංශය විසින් අනුමැතිය සඳහා ඉදිරිපත් කරන ලදී

දිනය:

ප්‍රගාමී ලෙස තොරතුරු හෙළිදරව් කිරීම  සඳහා විධිනියම

පටුන

1.     හැඳින්වීම.. 3

2.   ප්‍රගාමී ලෙස තොරතුරු හෙළිදරව් කිරීම  සඳහා නියාමන කමිටුවක් (ප්‍රගාමී ලෙස තොරතුරු හෙළිදරව් කිරීමේ නියාමන කමිටුව) පිහිටුවීම.. 4

3.    ප්‍රගාමී ලෙස තොරතුරු හෙළිදරව් කිරීම  සඳහා  මූලෝපායික ක්‍රියාකාරී සැලැස්මක් සංවර්ධනය කිරීම     5

4.     ප්‍රගාමී ලෙස තොරතුරු හෙළිදරව් කිරීම  සෑම කාර්ය මණ්ඩල සාමාජිකයකුගේ ම වගකීමක් බව සිතට කාවැද්දීම     6

5.     ප්‍රකාශන පරිපාටියක් සකස් කිරීම. 7

ප්‍රකාශන පරිපාටියකට ඇතුළත් කිරීම සඳහා ප්‍රධාන නිර්ණායක… 7

‘වැදගත්’ වන්නේ කුමන වර්ගයේ තොරතුරු ද?. 8

ආදර්ශ ප්‍රකාශන පරිපාටියක්… 9

6.     පොදු අධිකාරීන් සතුව තිබෙන තොරතුරු වෘද්ධිමය ලෙස ඩිජිටල්කරණය… 13

7.     තොරතුරු නැවත භාවිතා කිරීමේ හැකියාව ඇතිකිරීම.. 14

8.     ප්‍රගාමී ලෙස තොරතුරු හෙළිදරව් කිරීමේ වත්මන්  තත්වය තක්සේරු කිරීම – නිවැරදි ප්‍රශ්න ඇසීම     15

9.     සංවිධානයේ වෙබ් අඩවිය තක්සේරු කිරීම – පරීක්ෂක ලැයිස්තුවක්… 18

ප්‍රගාමී ලෙස තොරතුරු හෙළිදරව් කිරීම .

  1. හැඳින්වීම

පොදු අධිකාරීන් සතුව තිබෙන තොරතුරු වෙත පිවිසීමේ හිමිකම ආණ්ඩුක්‍රම ව්‍යවස්ථාව මගින් තහවුරු කර තිබෙන පුරවැසියන්ගේ මූලික අයිතිවාසිකමකි. මෙම හිමිකම භාවිතාවට ගත යුතු ආකාරය 2016 අංක 12 දරණ තොරතුරු දැනගැනීමේ හිමිකම් පනත මගින් නිර්වචනය කර තිබේ. එය 2017 පෙබරවාරි 03 දරණ, අංක 2004/66 දරණ අති විශේෂ ගැසට් නිවේදනයෙන් ප්‍රකාශිත ආශ්‍රිත නීති හා රෙගුලාසි සමග එකට කියවිය යුතු ය. 

Text Box: හැකි උපරිම අන්දමින් තොරතුරු හෙළිදරව් කිරීම මගින් ඔබගේ සංවිධානය කෙරෙහි මහජන විශ්වාසය වර්ධනය වේ. එමගින්, මහජනයාට තොරතුරු ලබාගැනීම සඳහා පුද්ගල ඉල්ලීම් ඉදිරිපත් කිරීමේ අවශ්‍යතාව අවම කරනු ලැබේ.   තොරතුරු දැනගැනීමේ අයිතිය විනිවිදභාවය සහ වගවීම දිරිගැන්වීම සඳහා අවශ්‍ය කොන්දේසියක් ලෙස තොරතුරු දැනගැනීමේ හිමිකම් පනතෙහි පූර්විකාවෙහි අවධාරණය කෙරේ. පොදු අධිකාරීන් විසින් මෙම හිමිකම භාවිතාවට ගැනීම දිරිගැන්වීම සඳහා එක් ආකාරයක් වන්නේ පුරවැසියන්ගේ තොරතුරු දැනගැනීමේ අයදුම්පත්වලට ප්‍රතිචාරාත්මක ලෙස තොරතුරු හෙළිදරව් කිරීමයි.  කෙසේ වෙතත්, පොදු අධිකාරිය විසින් ප්‍රගාමී ලෙස තොරතුරු හෙළිදරව් කිරීම එම අධිකාරියේ විනිවිදභාවය සහ වගවීම සම්බන්ධයෙන් වඩා වැදගත් වේ. තොරතුරු දැනගැනීමේ හිමිකම් පනත යටතේ විධිමත් ඉල්ලීම් ඉදිරිපත් කිරීමේ අවශ්‍යතාවෙන් තොරව පුරවැසියන්ට ලබාදිය හැකි තොරතුරු ලබාදීමට පෙළඹවීම මෙයින් අදහස් වේ. හෙළිදරව් කළ හැකි උපරිම තොරතුරු මගින් පොදු අධිකාරියේ විවෘතභාවය, වගවීම සහ විනිවිදභාවය නිරූපණය කෙරේ. එය අදාළ පොදු අධිකාරිය පිළිබඳ පොදු විශ්වාසය වර්ධනය කිරීමට දායක වේ. 

වැඩිදුරටත්, ප්‍රගාමී තොරතුරු මුදාහැරීම විසින්

  • රජය තුළ ද, පුරවැසියන් අතර සහ පොදු අධිකාරීන් අතර ද තොරතුරු ගලා යාම වර්ධනය කෙරේ;
  • තොරතුරු මහජනයා වෙත වේගවත්ව සහ අඩු වියදමකින් ලබා දෙයි;
  • පුද්ගල තොරතුරු ඉල්ලීම් සම්බන්ධයෙන් කටයුතු කිරීමට වැය වන කාලය හා සම්පත් අවම වේ;
  • ඉල්ලා සිටින අයට පමණක් නොව සෑම කෙනෙකුට ම තොරතුරු ලබාගත හැකි වේ;
  • අභ්‍යන්තර තොරතුරු ගලායාම සහ පොදු අධිකාරියේ ප්‍රතිරූපය වර්ධනය කරයි;
  • ඵලදායී ලෙස තොරතුරු නැවත භාවිතා කිරීමෙන් පුරවැසියන්ට වාසි ලබාගැනීමේ හැකියාව ලබා දෙයි.

 ‘ප්‍රගාමී ලෙස තොරතුරු හෙළිදරව් කිරීම ’ ලෙස අංක 20 යටතේ ගැසට් මගින් ප්‍රකාශයට පත් කර තිබෙන රෙගුලාසිය මගින් සියලු පොදු අධිකාරීන් විසින් ප්‍රසිද්ධ කළ යුතු තොරතුරු ප්‍රවර්ග විස්තර කරනු ලැබේ. සියලු අමාත්‍යාංශ විසින් තොරතුරු කොමිෂම වෙත  අර්ධ වාර්ෂිකව ඉදිරිපත් කළ යුතුව තිබෙන නිර්දිෂ්ට තොරතුරු කට්ටලයක් ප්‍රසිද්ධ කළ යුතු බව තොරතුරු දැනගැනීමේ හිමිකම් පනතෙහි 8වන කොටස විසින් ඉල්ලා සිටිනු ලැබේ. ඒ හා සමානව, සියලු අමාත්‍යාංශ හා අනුබද්ධ සංවිධාන විසින් අලුතෙන් ක්‍රියාත්මක කරනු ලබන පරිපාටි පිළිබඳ තොරතුරු කලින් ප්‍රසිද්ධ කිරීම අවශ්‍ය බව තොරතුරු දැනගැනීමේ හිමිකම් පනතෙහි 9 කොටස මගින් පැවසේ. රු. ලක්ෂ පහකට වැඩි විදේශ අරමුදල් මගින් ක්‍රියාත්මක වන සෑම ව්‍යාපෘතියකට ම මෙම අවශ්‍යතාව අදාළ වේ.

ඒ අනුව, තොරතුරු දැනගැනීමේ හිමිකම් පනතෙහි 8 හා 9 වගන්ති ද, ‘ප්‍රගාමී ලෙස තොරතුරු හෙළිදරව් කිරීම’ පිළිබඳ රෙගුලාසි අංක 20 ද මගින් මාර්ගෝපගතව ප්‍රගාමී ලෙස තොරතුරු හෙළිදරව් කිරීම පිළිබඳ පොදු අධිකාරීන් විසින් සපිරිය යුතු තත්වයන් පිළිබඳ නීතිමය බැඳීමක් ඇති කරනු ලැබේ. කෙසේ වෙතත්, එමගින් කරනු ලබන්නේ, අවම ප්‍රගාමී හෙළිදරව් කිරීම් අවශ්‍යතා අර්ථ නිරූපණය කිරීම පමණි. කෙසේ වෙතත්, සෑම පොදු අධිකාරියක් ම සියලු හෙළිදරව් කළ හැකි තොරතුරු ප්‍රසිද්ධ කිරීමේ ප්‍රයත්නයක් දැරිය යුතු ය. එමගින් මහජනයාට නිරන්තරයෙන් තොරතුරු ලබාගැනීමේ ඉල්ලීම් කිරීමේ අවශ්‍යතාව සීමා කෙරේ.      

ප්‍රගාමී ලෙස තොරතුරු හෙළිදරව් කිරීම රාජ්‍ය අංශයේ පොදු අධිකාරීන්ගේ ආයතනික විශිෂ්ටත්වයේ දර්ශකයක් ලෙස භාවිතා කිරීමට රජය තීරණය කර තිබේ. එබැවින්, වෙනත් යෝග්‍ය මුලපිරුම් ද තිබියදී, තම ප්‍රගාමී තොරතුරු හෙළිදරව් කිරීමේ ක්‍රමවේද ශක්තිමත් කිරීම සඳහා පොදු අධිකාරීන් විසින් පහත දැක්වෙන ක්‍රියාමාර්ග ක්‍රියාත්මක කළ යුතු ය. ප්‍රගාමී ලෙස තොරතුරු හෙළිදරව් කිරීම වර්ධනය කිරීම සඳහා අවශ්‍ය තමන්ගේ ම ක්‍රියාවලියක් නිර්ණය කිරීමට ඒවා පොදු අධිකාරියට උපකාරී වනු ඇත.   

  • (PDSC) පිහිටුවීම

ඒ යටතට ගැනෙන සෑම අමාත්‍යාංශයක් විසින් ම ප්‍රගාමී ලෙස තොරතුරු හෙළිදරව් කිරීමේ නියාමන කමිටුව (PDSC) පිහිටුවිය යුතු ය. ප්‍රගාමී ලෙස තොරතුරු හෙළිදරව් කිරීමේ නියාමන කමිටුවෙහි ප්‍රධාන අරමුණ වන්නේ ප්‍රගාමී ලෙස තොරතුරු හෙළිදරව් කිරීම දිරිගැන්වීම සහ ප්‍රගාමී හෙළිදරව් කිරීම සම්බන්ධයෙන් කිසියම් අඩුපාඩුවක් තිබේ නම් ඒ සම්බන්ධයෙන් කටයුතු කිරීමයි.  ප්‍රගාමී ලෙස තොරතුරු හෙළිදරව් කිරීමේ නියාමන කමිටුවල සභාපතිත්වය ආයතන ප්‍රධානියා විසින් හෝ තොරතුරු දැනගැනීමේ හිමිකම් පනත අනුව පත් කරන ලද නිලධාරියා විසින් දැරිය යුතු ය. ප්‍රගාමී ලෙස තොරතුරු හෙළිදරව් කිරීමේ නියාමන කමිටු මගින් ප්‍රගාමී ලෙස තොරතුරු හෙළිදරව් කිරීම සඳහා අවශ්‍ය ඵලදායී සැලසුම්, ව්‍යූහයන්, ආධාර සහ සම්පත් ඇති බව තහවුරු කළ යුතු ය.

අමාත්‍යාංශය/ සංවිධානය විසින් පත් කරන ලද තොරතුරු නිලධාරිවරයාText Box: ප්‍රගාමී තොරතුරු හෙළිදරව් කිරීම සම්බන්ධයෙන් පහසුකම් සැපයීම සඳහා ඵලදායී, ආධාරක, ව්‍යූහයන් සහ සම්පත් ඔබගේ සංවිධානය සතුව තිබිය යුතු ය.   ප්‍රගාමී ලෙස තොරතුරු හෙළිදරව් කිරීමේ නියාමන කමිටුවෙහි සම්බන්ධීකාරක ලේකම්වරයා ලෙස කටයුතු කරයි.

වෙනත් යෝග්‍ය ක්‍රියාමාර්ගවලට අමතරව, ප්‍රගාමී ලෙස තොරතුරු හෙළිදරව් කිරීමේ නියාමන කමිටු විසින් පහත දැක්වෙන කරුණු ක්‍රියාත්මක කළ යුතු ය:

  • මෙම ලේඛනය අවසානයේ දැක්වෙන දර්ශක ප්‍රශ්නාවලිය සහ පරීක්ෂක ලැයිස්තුව මත පදනම්ව ප්‍රගාමී ලෙස තොරතුරු හෙළිදරව් කිරීම සම්බන්ධ වර්තමාන තත්වය තක්සේරු කළ යුතු ය;
  • ප්‍රගාමී ලෙස තොරතුරු හෙළිදරව් කිරීම වර්ධනය කිරීම සඳහා මූලෝපායික ක්‍රියාකාරී සැලැස්මක් සංවර්ධනය කළ යුතු ය;
  • ප්‍රගාමී ලෙස තොරතුරු හෙළිදරව් කිරීම සංවිධානයට මෙන් ම එහි ප්‍රතිරූපයට ද වාසිදායක වැදගත් වගකීමක් බව කාර්ය මණ්ඩලයේ සියලු දෙනාගේ සිතට කාවැද්දිය යුතු ය;
  • ප්‍රගාමී හෙළිදරව් කිරීම, සංවිධානවල දෙපාර්තමේන්තු/ කොට්ඨාස/ අංශවල වැදගත් කාර්යසාධන දර්ශකයක් ලෙස භාවිතා කරන්න;
  • හෙළිදරව් කළ යුතු තොරතුරු සහ ඒවා මහජනයාට ලබා දිය යතු ස්වරූපය හඳුනාගන්න. ඒ සඳහා උපරිම හෙළිදරව් කිරීම සහ පරිශීලකයන්ගේ දෘෂ්ටි කෝණයෙන් තොරතුරුවල වැදගත්කම උපයෝගී කරගන්න. තොරතුරු දැනගැනීමේ හිමිකම් පනතේ 5 කොටස මගින් නිර්වචනය කර තිබෙන ව්‍යතිරේඛ ගැන සැලකිලිමත් වන්න;
  • සමස්ත සංවිධානය වෙනුවෙන්, ප්‍රගාමී ලෙස ප්‍රසිද්ධ කළ යුතු තොරතුරු පන්ති විස්තර කරන පරිපූර්ණ ප්‍රකාශන පරිපාටියක් සංවර්ධනය කරන්න;  
  • සංවිධානයේ ප්‍රකාශන පරිපාටියට අනුකූලව ප්‍රගාමී ලෙස ප්‍රසිද්ධ කළ හැකි තොරතුරු ප්‍රකාශන සඳහා වගකිවයුතු නිලධාරීන් සෑම කොට්ඨාසයකින්ම/ අංශයකින්ම පත් කරන්න;
  • වැඩිපුර ම සොයනු ලබන, දැනට ඩිජිටල් මාධ්‍යයෙන් සාධාරණ කාල රාමුවක් තුළ ලබාගත නොහැකි තොරතුරු වෙනුවෙන් වෘද්ධිමය ඩිජිටල්කරණය සඳහා ක්‍රියාමාර්ග ගන්න;
  • ප්‍රගාමී හෙළිදරව් කිරීම් සම්බන්ධයෙන් කාලාවර්තක තක්සේරු සිදුකරන්න; අඩුපාඩු නිවැරදි කිරීමට අවශ්‍ය ක්‍රියාමාර්ග ගන්න;
  • තොරතුරු දැනගැනීමේ හිමිකම් පනතේ 8, 9 වගන්ති යටතේ දැක්වෙන ඇමතිවරයාගේ වගකීම් සම්පූර්ණ කිරීම පිළිබඳව අදාළ ඇමතිවරයාට වාර්තා කරන්න;   
  • ප්‍රගාමී ලෙස තොරතුරු හෙළිදරව් කිරීම දිරිගැන්වීම සඳහා ප්‍රගාමී ලෙස තොරතුරු හෙළිදරව් කිරීමේ නියාමන කමිටුව විසින් නිර්ණය කරනු ලබන වෙනත් ක්‍රියාමාර්ග ගන්න.

ප්‍රගාමී ලෙස තොරතුරු හෙළිදරව් කිරීමේ නියාමන කමිටු ඉහත දක්වන ලද කාර්යයන් ඉදිරියට ගෙන යාම සඳහා අවශ්‍ය පරිදි හා ප්‍රගතිය සමාලෝචනය කරනු පිණිස අවම වශයෙන් මසකට වරක්වත් රැස් විය යුතු ය. පොදු අධිකාරියේ තොරතුරු නිලධාරිවරයා ප්‍රගාමී ලෙස තොරතුරු හෙළිදරව් කිරීමේ නියාමන කමිටුවේ රැස්වීම් වාර්තා තබාගත යුතු ය. තොරතුරු නිලධාරිවරයාගේ උපදෙස් ලබාගනිමින්, අංශ/ කොට්ඨාස ප්‍රධානීන් ප්‍රගාමී ලෙස තොරතුරු හෙළිදරව් කිරීමේ නියාමන කමිටුවවේ තීරණ ක්‍රියාත්මක කළ යුතු ය.  . 

තොරතුරු දැනගැනීමේ හිමිකම් පනත යටතේ ගැසට් මගින් ප්‍රකාශයට පත් කර තිබෙන රෙගුලාසි අංක 21 අනුව, ප්‍රගාමී ලෙස තොරතුරු හෙළිදරව් කිරීම කිරීම සඳහා තොරතුරු නිලධාරිවරයා විසින් ක්‍රියාකාරී සැලැස්මක් සංවර්ධනය කළ යුතු ය.  ප්‍රගාමී ලෙස තොරතුරු හෙළිදරව් කිරීමේ නියාමන කමිටු විසින් ක්‍රියාකාරී සැලසුම් විවරණය කර අනුමත කළ යුතු ය. අනතුරුව, එය ක්‍රියාත්මක කිරීම සඳහා ප්‍රමාණවත් ප්‍රතිපාදන ලබා දිය යුතු ය. එම ක්‍රියාකාරී සැලැස්ම විසින් වෙනත් කාරණාවලට අමතරව පහත දැක්වෙන කරුණු සම්බන්ධයෙන් ද ක්‍රියා කළ යුතු ය:

  1. ප්‍රගාමී හෙළිදරව් කිරීම හා සම්බන්ධ වත්මන් තත්වය පිළිබඳ විවරණයෙන් හඳුනාගන්නා ලද කරුණු සම්බන්ධයෙන් කටයුතු කිරීම. එයට වෙබ් අඩවිය ද අයත් වේ.  
  2. ප්‍රගාමී ලෙස හෙළිදරව් කළ හැකි තොරතුරු ප්‍රවර්ග, ප්‍රක්ෂේපිත කාල රේඛාව සහ එවැනි තොරතුරු විකසනය හා ප්‍රකාශනය සඳහා සම්පත් ලබාදීම විස්තර කරමින් සංවිධානයේ ප්‍රකාශන පරිපාටිය සැකසීම.
  3. ප්‍රගාමී ලෙස හෙළිදරව් කළ හැකි තොරතුරු සම්බන්ධයෙන් අපේක්ෂිත ප්‍රතිඵල ප්‍රකාශන පරිපාටියේ සඳහන් කිරීම.
  4. දැනට ඩිජිටල් ස්වරූපයෙන් නොමැති, පොදු අධිකාරිය සතු තොරතුරු වෘද්ධිමය ඩිජිටල්කරණය සඳහා කාල රේඛාව. මාධ්‍ය, ලබා දුන් සම්පත් සහ වෘද්ධිමය ඩිජිටල්කරණය සම්පූර්ණ කිරීම සඳහා කාල රේඛාව ක්‍රියාකාරී සැලැස්මෙහි දැක්විය යුතු ය.   . 
  5. ලැයිස්තුගත කරන ලද ක්‍රියාකාරකම්/ කාර්යයන් සම්පූර්ණ කිරීම සඳහා වගකීම් සහ ලබා දී තිබෙන සම්පත් ක්‍රියාකාරී සැලැස්මෙහි පැහැදිලිව දැක්විය යුතු ය.  
  6. සෑම ආකාරයක ම මුද්‍රිත ප්‍රකාශන නිෂ්පාදනය හා බෙදාහැරීම සම්බන්ධයෙන් කාල රේඛාවක් සැලැස්මෙහි අඩංගු විය යුතු ය.  
  7. ප්‍රගාමී ලෙස තොරතුරු හෙළිදරව් කිරීමේ නියාමන කමිටුව විසින්, ක්‍රියාත්මක කිරීමේ සැලැස්ම, යාවත්කාලීන කිරීම් සහ විවරණ පිළිබඳ අවශ්‍ය පරිදි කාලාවර්තක විවරණ සිදු කළ යුතු ය. එම ක්‍රියාත්මක කිරීමේ අඩුපාඩු විසඳීම සඳහා අවශ්‍ය පියවර ගත යුතු ය.   
  •  

කාර්ය මණ්ඩලයේ සියලු දෙනා ප්‍රගාමී ලෙස තොරතුරු හෙළිදරව් කිරීම සම්බන්ධ වාසි පිළිබඳ දැනුවත් බව තහවුරු කිරීමට ප්‍රගාමී ලෙස තොරතුරු හෙළිදරව් කිරීමේ නියාමන කමිටුව විසින් පියවර ගත යුතු ය. මෙම සංදර්භය තුළ, තොරතුරු දැනගැනීමේ හිමිකම් පනතේ 23 (3) කොටස යටතේ ඇති වගකීම් සපිරීමට කාර්ය මණ්ඩලය කැමැත්තෙන් ඇපකැප විය යුතු ය. ඒ අනුව, පනත යටතේ හා අනු රෙගුලාසි යටතේ පැවරුණු කාර්යයන් ඉටු කිරීමට උපකාර කිරීම නිලධාරීන්ගෙන් බලාපොරොත්තු වේ. 

කෙසේ වෙතත්, තොරතුරු දැනගැනීමේ හිමිකම් අයදුම්පතකට ප්‍රතිචාර ලෙස, තොරතුරු මුදාහැරීම පිළිබඳ අදාළ තොරතුරු නිලධාරිවරයා නිර්ණය කරන හෙයින්,Text Box: ප්‍රගාමී හෙළිදරව් කිරීම යනු ඔබගේ සංවිධානයේ සැමදෙනාගේ සාමූහික කාර්යයක් මිස වෙබ් අඩවියේ පරිපාලකවරයාගේ කටයුත්තක් නොවේ.   ප්‍රගාමී හෙළිදරව් කිරීම සඳහා තොරතුරු තෝරාගැනීම හා විකසනය කිරීම තොරතුරු නිලධාරිවරයා සමග සම්බන්ධීකරණය කිරීමට ප්‍රගාමී ලෙස තොරතුරු හෙළිදරව් කිරීමේ නියාමන කමිටුව විසින් සෑම කොට්ඨාසයකින්ම/ අංශයකින්ම නිලධාරීන් පත් කළ යුතු ය.

ප්‍රගාමී හෙළිදරව් කිරීම් නීති සමග අනුගත වන ආකාරය, මුදාහැරීම සඳහා තොරතුරු සූදානම් කිරීම, ව්‍යතිරේඛ භාවිතා කිරීම සහ තොරතුරු හා සන්නිවේදන තාක්ෂණයෙන් සහ සම්ප්‍රදායික බෙදාහැරීමේ මාධ්‍යවලින් වඩාත් ඵලදායී ප්‍රතිඵල ලබාගැනීම පිළිබඳ රාජ්‍ය සේවකයන් පුහුණු කිරීමට ප්‍රගාමී ලෙස තොරතුරු හෙළිදරව් කිරීමේ නියාමන කමිටුව විසින් පියවර ගත යුතු ය.  

ප්‍රගාමී ලෙස හෙළිදරව් කරන ලද තොරතුරු පවතින බව සහ ඒවා ඇති තැන් පිළිබඳ පොදු උත්සව අවස්ථාවලදී ජනතාව සංවේදී කිරීම වැදගත් ය. එමගින් හෙළිදරව් කරන ලද තොරතුරු ලබාගත හැකි ආකාරය පිළිබඳ ඔවුහු දැනුවත් වෙති.

අදාළ පොදු අධිකාරීන්ගෙ ප්‍රගාමී හෙළිදරව් කිරීමේ තත්වය පිළිබඳ කාලාවර්කත වාර්තා කැඳවීමට අමාත්‍යාංශවලින් ඉල්ලා සිටිනු ලැබේ. කුමන සංවිධාන විසින් සාර්ථක ලෙස ප්‍රගාමි හෙළිදරව් කිරීම් ප්‍රකාශන පරිපාටියෙහි ඉදිරිපත් කර තිබේද, කුමන ඒවා ගැටලුවලට මුහුණ දෙනවා ද සහ අනුගත වීමේ දුර්වලකම්වලට හේතු හඳුනාගැනීමට මෙම වාර්තා විසින් අමාත්‍යාංශවලට හැකියාව ලබා දිය යුතු ය.

ප්‍රගාමී ලෙස හෙළිදරව් කරන ලද තොරතුරු අයෝග්‍ය සහ/ හෝ වැරදි සහ/ හෝ යාවත්කාලීන කර නැතිනම් හෝ තොරතුරු දැනගැනීමේ හිමිකම් පනත  යටතේ ගැසට් මගින් ප්‍රකාශිත 20වන රෙගුලාසිය මගින්, පුරවැසියන්ට පොදු අධිකාරියේ ප්‍රධානියාට පැමිණිලි කිරීමේ හැකියාව ලබා දී තිබෙන බව සටහන් කිරීම වැදගත් ය. වැඩිදුරටත්, පොදු අධිකාරිය වරද නිවැරදි නොකරයි නම්, ඒ සම්බන්ධයෙන් මැදිහත් වන්නැයි පුරවැසියාට තොරතුරු දැනගැනීමේ හිමිකම් කොමිෂමෙන් ඉල්ලීමක් කළ හැකි ය. නිල බලයෙන් කරන විමර්ශන සඳහාත්, වෙබ් අඩවි පිළිබඳ මහජනයාගෙන් ලද පැමිණිලි විවරණය කිරීම සඳහාත්, එම ගැටලු විසඳීම සඳහා ගන්නා ලද පියවර පිළිබඳවත් අමාත්‍යාංශ විසින් ක්‍රියා කළ යුතු ය. තමන්ගේ විෂයට අදාළ වන සංවිධානවල හොඳම වෙබ් අඩවිය තේරීම සඳහා වාර්ෂික තරගයක් පැවැත්වීමට අමාත්‍යාංශවලට හැකි ය.

සෑම ප්‍රගාමී ලෙස තොරතුරු හෙළිදරව් කිරීමේ නියාමන කමිටුවක් විසින් ම සමස්ත සංවිධානය වෙනුවෙන් ප්‍රකාශන පරිපාටියක් සැකසිය යුතු ය. ප්‍රකාශන පරිපාටියක් යනු ව්‍යූහාත්මක තොරතුරු ලැයිස්තුවකි. එමගින් එම සංවිධානය ඩිජිටල් හෝ වෙනත් ස්වරූපයකින් ප්‍රගාමී ලෙස මහජනයා වෙත විවෘත වේ. වෙනත් ඕනෑම ආකෘතිවලින් ප්‍රකාශන සැලසුම් කිරීම මගින් හා සංවිධානයේ වෙබ් අඩවිය නැවත සැකසීම මගින් ප්‍රගාමී ලෙස තොරතුරු හෙළිදරව් කිරීමට එමගින් මග පෙන්විය යුතු ය.  ,

ප්‍රකාශන පරිපාටිය විසින් පහත දැක්වෙන විස්තර සැපයිය යුතු ය:

  • උපරිම හෙළිදරව් කිරීමේ හැකියාවේ මූලධර්මය අනුව, පොදු අධිකාරිය විසින් ප්‍රගාමී ලෙස විවෘතව ලබා දෙන තොරතුරු ප්‍රවර්ග
  • තොරතුරු වෙත ප්‍රවේශ විය හැකි ආකාරය. එසේ කළ හැක්කේ පොදු අධිකාරියේ වෙබ් අඩවිය හරහා ද, වෙනත් ස්වරූපවලින් ද, මුද්‍රිත ප්‍රකාශන මගින් ද යන්න.
  • පොදු අධිකාරියට පැමිණ මුද්‍රිත ස්වරූපයෙන් දෘඪ පිටපත් ලෙස පමණක් ලබාගත හැකි තොරතුරු ලැයිස්තුවක්. මෙම ලැයිස්තුව වෙබ් අඩවියේ ප්‍රසිද්ධ කළ යුතු ය.  
  • තොරතුරු ලබා දෙන කොන්දේසි. මුද්‍රිත ද්‍රව්‍ය සඳහා ගාස්තු ආදිය.
  • තොරතුරු නැවත භාවිතා කිරීමේ විවෘත බලපත්‍රය.
  • තුන්වන පාර්ශ්වයක් විසින් පිටපත් අයිතිය ලබාගන්නා ලද ද්‍රව්‍ය පිළිබඳ විස්තර ප්‍රකාශන පරිපාටියට ඇතුළත් කළ යුතු ය. ඒවා නැවත පාවිච්චි කිරීම සඳහා දැනටමත් ලබා දී ඇති අවසරයට ඔබ්බෙන් ඇති අවසරයන් පිටපත් අයිතිය ඇති අය වෙතින් ලබාගත යුතු ය.
  • Text Box: ඔබේ සංවිධානයේ ප්‍රතිපත්ති ලේඛන සහ නීති  වෙබ් අඩවියෙන් ලබාගැනීමේ හැකියාව සලස්වන්න. එමගින් මහජනතාවට ඔබගේ කාර්යභාරය සහ මෙහෙවර හඳුනාගත හැකි ය.  තොරතුරු ලබාගත හැකි විකල්ප ස්වරූප.
  • ප්‍රකාශන පරිපාටියෙහි ඇතුළත් කර තිබෙන තොරතුරු ලබාගත නොහැකි විට, ඒවා වැරදි හෝ යාවත්කාලීන කර හෝ නැති විට පැමිණිලි කළ හැකි ආකාරය.

ලේඛනය විස්තර කරන සාරාංශයක් සහ තොරතුරු දෘඪ පිටපත් ලෙස පමණක් ඇති විට ඒවා වෙත ප්‍රවේශ විය හැකි ආකාරය ප්‍රකාශන පරිපාටියට ඇතුළත් විය යුතු ය.

තොරතුරු ප්‍රකාශන පරිපාටියකට ඇතුළත් කිරීම සඳහා ප්‍රධාන නිර්ණායක

ප්‍රකාශන පරිපාටියට ඇතුළත් කර තිබෙන තොරතුරු පහත දැක්වෙන පරිදි විය යුතු ය:

  • වැදගත්කම – උදාහරණයක් ලෙස, සංවිධානයේ ප්‍රධාන මුලපිරුම් සහ ප්‍රතිපත්ති ලේඛන සහ
  • නිරවද්‍යභාවය – දැනටමත් ප්‍රසිද්ධ කර ඇති හා ඉදිරියේදී ප්‍රකාශයට පත් කිරීමට නියමිත තොරතුරු සම්බන්ධයෙන් ඇතුළත් කරන ලද තොරතුරු නිවැරදි බව තහවුරු කිරීම සඳහා සියලු ප්‍රයත්න දැරිය යුතු ය.  

තොරතුරු දැනගැනීමේ හිමිකම් අයදුම්පත්වලට ප්‍රතිචාර ලෙස ලබා දී තිබෙන, වෙනත් අයට ද අවශ්‍ය විය හැකි තොරතුරු ප්‍රකාශයට පත් කිරීමට ප්‍රකාශන පරිපාටිය විසින් විධිවිධාන සැලැස්විය යුතු ය.  

‘වැදගත්’ වන්නේ කුමන තොරතුරු ද?

වැදගත් තොරතුරු හඳුනාගැනීම සඳහා පොදු අධිකාරීන්ට උපකාර විය හැකි සාධක සමහරක්:

  • ඇතැම් ආකාරවල තොරතුරු සඳහා නැවත නැවත ඉල්ලුම් ලැබීම හෝ එම තොරතුර ඉල්ලා සිටීමට වැඩි ඉඩක් තිබීම;
  • නීතියෙන් ප්‍රසිද්ධ කළ යුතුව තිබෙන තොරතුරු. (The sections 8 and 9 of the තොරතුරු දැනගැනීමේ හිමිකම් පනතේ 8, 9 වගන්ති සහ 20වන රෙගුලාසිය විසින් නීතියෙන් ප්‍රසිද්ධ කිරීම අනිවාර්ය තොරතුරු දක්වා තිබේ. තොරතුරු දැනගැනීමේ හිමිකම් පනතේ 8 (1) හා 9 (1) ආ වගන්ති යටතේ  තොරතුරු දැනගැනීමේ කොමිෂම විසින් නිකුත් කර තිබෙන මාර්ගෝපදේශවල දක්වා තිබෙන සියලු තොරතුරු ඇතුළත් කරන්න;
  • පුරවැසියන්ට විසඳුම් ලබාදීම සඳහා උපකාර කළ හැකි රජය වර්තමානයේ මුහුණ දෙන ගැටලුවලට අදාළ තොරතුරු;
  • බලශක්ති අවශ්‍යතා, ආහාර සුරක්ෂිතභාවය, ආපදා කළමනාකරණය සහ දේශගුණ විපර්යාස සම්බන්ධ සිද්ධි ආදී අනාගත අභියෝග පිළිබඳ තොරතුරු;
  • තොරතුරු විසින් කර්මාන්ත සංවර්ධනයට, නවෝත්පාදනයට, ඵලදායී වෙළඳපොළට සහ වෙළඳාමට සහ වානිජ්‍යයට පහසුකම් සපයනවා ද යන වග;
  • පාර්ලිමේන්තුවට ඉදිරිපත් කරන ලද ලේඛන සහ ශ්‍රේෂ්ඨාධිකරණයේ අදාළ තීන්දු;
  • තොරතුරු මහජනතාවට සංවිධාන විසින් කුමන තොරතුරු තබාගෙන ඇතිදැයි දැනගැනීමට උපකාර වනවා ද යන වග. උදාහරණයක් ලෙස, වත්කම් ලියාපදිංචි ලේඛන හෝ සූචි පිළිබඳ විස්තර;Text Box: ඔබගේ ප්‍රකාශන පරිපාටියට ඔබගේ සංවිධානයේ වගවීම සහ විනිවිදභාවය නිරූපණය කරන කැපීපෙනෙන තොරතුරු ඇතුළත් විය යුතු ය.
  • ප්‍රකාශනය විසින් පොදු අධිකාරියේ වගවීම ප්‍රවර්ධනය කරන්නේ ද යන වග. උදාහරණ ලෙස ඇතැම් තීරණ, පාලන සැකැසුම්, ප්‍රධාන ජයග්‍රහණ සහ ප්‍රධාන කාර්යසාධන ඉලක්ක;
  • පර්යේෂකයන්ට, පුවත්පත් කලාවේදීන්ට සහ සංවර්ධන හවුල්කරුවන්ට ප්‍රයෝජනවත් වන, සංවිධානයේ ප්‍රතිපත්ති, වැඩසටහන් කටයුතු සහ කාර්යසාධනය පිළිබඳ සංඛ්‍යාලේඛන තොරතුරු සහ දත්ත කට්ටල;
  • මාධ්‍ය විෂයයක් හෝ ව්‍යවස්ථාදායක සභාවල/ පළාත් පාලන ආයතනවල විවාදයට බඳුන් විය හැකි හෝ සමායතන සැලසුම් හෝ මූලෝපායන්හි අවධාරණය විය හැකි වැඩසටහන්වලට හෝ මුලපිරුම්වලට තොරතුරු අදාළ වන්නේ ද යන වග;
  • සංවිධානයේ මූලෝපායන්ගේ සහ මෙහෙයුම් අරමුණුවල ජයග්‍රහණ මතු කර දක්වන සැලසුම් සහ
  • තොරතුරු මගින් මහජනයාගේ යහපැවැත්ම ප්‍රවර්ධනය වන්නේ ද යන වග

වැදගත් වන දේ කාලයත් සමග වෙනස් විය හැකි ය. රට මුහුණ දෙන තත්වයන් හා රජයේ ප්‍රමුඛතා වෙනස් වීම එයට හේතුවයි.  

වාර්ෂික වාර්තා, මූලෝපායික සැලසුම්, අයවැය විස්තර සහ සංවිධානය විසින් නීත්‍යානුකූලව පවත්වාගෙන යා යුතු ඕනෑම ලියාපදිංචි ලේඛනයක් හා සංවිධානයේ වැදගත් ලේඛන ප්‍රකාශන පරිපාටියකට ඇතුළත් කිරීම විශේෂ වැදගත්කමක් සහිත ය. තොරතුරු දැනගැනීමේ හිමිකම් පනතේ 8වන වගන්තිය අනුව, පොදු අධිකාරීන් විසින් අර්ධ වාර්ෂික වාර්තා සැකසීම සහ මහජනයාට පරීක්ෂා කිරීම පිණිස පිටපත් ලබාගත හැකි වීම අවශ්‍ය ය. ඒ හා සමානව, තොරතුරු දැනගැනීමේ හිමිකම් පනතේ 9 වගන්තිය අනුව, අමාත්‍යවරුන් පනතෙහි දක්වා තිබෙන පරිපාටි පිළිබඳ තොරතුරු කලින් හෙළි කළ යුතු ය. එවැනි ලේඛන ප්‍රකාශන පරිපාටියේ ලැයිස්තුගත කළ යුතු ය.  

අලුත් තොරතුරු ඇතුළත් වන පරිදි ප්‍රකාශන පරිපාටිය මෙන් ම තොරතුරු හෙළිදරව් කිරීමේ ක්‍රියාවලිය ද යාවත්කාලීන කිරීම වැදගත් ය.  එසේ කළ යුත්තේ,

  • අලුත් හෝ සංශෝධිත නීති සම්මත වූ විට;
  • අලුත් ප්‍රකාශන නිකුත් වූ විට;
  • අලුත් මුලපිරුම් හා ව්‍යාපෘති ආරම්භ වූ විට;
  • තොරතුරු යාවත්කාලීන කරන ලද විට; හෝ
  • පොදු අධිකාරිය ප්‍රතිව්‍යූහගත කළ විට

සකසා අවසන් කළ විට, ප්‍රගාමී ලෙස තොරතුරු හෙළිදරව් කිරීමේ නියාමන කමිටුව විසින් ප්‍රකාශන පරිපාටිය සංවිධානයේ වෙබ් අඩවියේ සහ වෙනත් ප්‍රවේශ විය හැකි ආකෘතිවල මහජනයාට පරීක්ෂාව පිණිස ප්‍රසිද්ධ කළ යුතු ය.

ප්‍රකාශන පරිපාටිය විසින් අවම වශයෙන් අංක 20 රෙගුලාසියෙහි සඳහන් කර තිබෙන සියලු තොරතුරු ප්‍රවර්ග විදහා දැක්විය යුතු ය. ඒ හැර, පොදු අධිකාරිය විසින් ඇතුළත් කිරීමට කැමති වෙනත් තොරතුරු පන්තීන් ද එහි දැක්විය යුතු ය. ප්‍රකාශන පරිපාටියෙහි සඳහන් වන සියලු තොරතුරු ප්‍රගාමී ලෙස වෙබ් අඩවිය හෝ වෙනත් ස්වරූප මගින් මහජනයාට සාධාරණ කාලසීමාවක් තුළ ලබාගත හැකි පරිදි හෙළිදරව් කරනු ලබන බව පොදු අධිකාරිය විසින් තහවුරු කළ යුතු ය.  

පහත දැක්වෙන්නේ ප්‍රකාශන පරිපාටියක් සඳහා උදාහරණයකි. එය තොරතුරු දැනගැනීමේ හිමිකම් පනතේ අංක 20 රෙගුලාසිය ප්‍රකාර අවම හෙළිදරව් කිරීමේ අවශ්‍යතාවන්ට අනුකූලව සකසා තිබේ.  

ආදර්ශ ප්‍රකාශන පරිපාටිය 

(පොදු අධිකාරියේ නම) ආයතනයේ ප්‍රකාශන පරිපාටිය

2016 අංක 13 දරන තොරතුරු හිමිකම් පනත මගින් අර්ථ නිරූපණය කරන ලද පරිදි පොදු අධිකාරීන් සතු තොරතුරු වෙත ප්‍රවේශය පිළිබඳ ආණ්ඩුක්‍රම ව්‍යවස්ථාවෙන් සහතික කරන ලද අයිතිය පිළිබඳ අපගේ වගකීම් සපුරනු පිණිස පුරවැසියන්ට තොරතුරු වෙත වැඩි ප්‍රවේශයක් සැපයීමට අපි ඇපකැප වී සිටින්නෙමු.  

අපගේ වෙබ් අඩවිය ඔස්සේ හා වෙනත් ස්වරූපවලින් කාලානුරූපීව ප්‍රසිද්ධ කරනු ලබන තොරතුරු අපගේ ප්‍රකාශන පරිපාටිය විසින් විස්තර කරනු ලැබේ. තොරතුරු කාණ්ඩගත කර තිබෙන්නේ පහත ප්‍රවර්ගවල විස්තර කර තිබෙන පරිදි ය:

  1. අප පිළිබඳ (අප කවුරු ද? අප පවතින්නේ ඇයි?)
  2. අපගේ සංවිධානය, එහි දූත මෙහෙවර සහ දැක්ම පිළිබඳ විස්තර
  3. අපගේ ක්‍රියාකාරිත්වයන් සහ බලතල
  4. අප සහ අපගේ ශාඛා පිහිටි ස්ථාන (ගූගල් මැප් මගින් දැක්වේ), විවෘතව තබන වේලාවන්, සම්බන්ධ කරගත හැකි ආකාරය
  5. අපගේ සංවිධානය (අප සංවිධානය වී ඇති ආකාරය)
  6. අපගේ සංවිධාන ව්‍යූහය (ඕගනොග්‍රෑම්) සහ එක් එක් අංශ/ දෙපාර්තමේන්තුවල සිටින සේවකයන් ගණන, ඔවුන්ගේ ශ්‍රේණි සහ ස්ත්‍රී පුරුෂභාවය
  7. අපගේ විධායක ශ්‍රේණි නිලධාරීන්ගේ නම්, තනතුරු, කාර්යභාරයන් සහ සම්බන්ධ කරගත හැකි විස්තර
  8. අපගේ විධායක ශ්‍රේණි නිලධාරීන්ගේ ආදායම්, වේතන සහ වෙනත් දීමනා .
  9. අපගේ අනුබද්ධ සංවිධාන, ඒවායේ කාර්යයන් සහ ඔවුන්ගේ වෙබ් අඩවි වෙත සම්බන්ධතා  
  10. අපගේ මෙහෙයුම් සහ තීරණ ගැනීමේ ක්‍රියාවලිය (අප තීරණ ගන්නා හා වැඩ කරන ආකාරය)  
  11. තම රාජකාරි, කාර්යභාරයන් ඉටුකිරීමේදී හා බලතල පාවිච්චි කිරීමේදී අපගේ නිලධාරීන් සහ සේවකයන් විසින් භාවිතා කරන ලද නීති, රෙගුලාසි, උපදෙස්, අත්පොත් සහ වෙනත් ලේඛන
  12. අපගේ මූලෝපායික සැලසුම
  13. මහජනයාට ඍජුව ම බලපාන ක්‍රියාකාරිත්වයන්
  14. එවැනි එක් එක් තීරණවලට එළඹීමේදී අප විසින් භාවිතා කරන ලද දත්ත සහ ලේඛන
  15. අපගේ තීරණ ගැනීමේ ක්‍රියාවලි, අප විසින් පරිපාලනය කරනු ලබන තීන්දු සහ ක්‍රියාවලි සඳහා භාවිතා කරනු ලබන අභ්‍යන්තර නිර්ණායක
  16. අපගේ සම්පූර්ණ කරන ලද සහ දැනට සිදුවෙමින් පවතින ව්‍යාපෘති
  17. අප උපදෙස් ලබාගන්නෙ කාගෙන් ද, අපගේ උපදෙස් විමසීමේ යාන්ත්‍රණයන්
  18. අපගේ මහජන සේවා (අප විසින් පිරිනමනු ලබන සේවා)
  19. අප විසින් මහජනයාට පිරිනමනු ලබන, අදාළ උපදෙස්, මාර්ගෝපදේශ, අත්පොත්, ආකෘති, ගාස්තු ව්‍යූහයන්, අවසන් දින, පොත් පිංච, අත් පත්‍රිකා සහ මාධ්‍ය නිවේදන ඇතුළත් සේවා විස්තරයක්
  20. අයදුම් කිරීම හා සේවා සැපයීම සඳහා භාවිතා කරනු ලබන පෝර්ම/ ආකෘති, ඒවා බාගත කරගත හැකි සම්බන්ධතා සමග
  21. අපගේ මහජන සේවා වෙත පිවිසිය හැකි ආකාරය
  • අපගේ ප්‍රතිපත්ති සහ ව්‍යවස්ථා (ප්‍රතිපත්ති සහ අපට මග පෙන්වන නීති)
  • අපගේ කාර්යයන් සහ වගකීම් සම්පාදනයේදී අප විසින් අනුගමනය කරනු ලබන අපගේ වත්මන් ලිඛිත නීති සහ ප්‍රොටොකෝල  
  • අපගේ මූලෝපායන් සහ කාර්යසාධන අවශ්‍යතා සම්බන්ධ තොරතුරු. මේවාට සැලසුම්, ඇගයීම්, නිරීක්ෂණ සහ විවරණ අයත් වේ.
  • අපගේ ප්‍රතිපත්ති සහ ප්‍රමුඛතා ගොඩනගාගැනීමේදී භාවිතා කරනු ලබන කරුණු, වෙනත් ලේඛන සහ දත්ත
  • අප බැඳී සිටින ප්‍රධාන ව්‍යවස්ථාමය බලගැන්වීම්
  • අප විසින් අනුගමනය කළ යුතුව තිබෙන නීති සහ චක්‍රලේඛ
  • අප විසින් පාර්ලිමේන්තුවට ඉදිරිපත් කර තිබෙන වාර්තා
  • අපගේ කාර්යයන්ට අදාළව ශ්‍රේෂ්ඨාධිකරණය විසින් ලබා දී තිබෙන නඩු තීන්දු

.

  • අපගේ මහජන අදහස් විමසීම් (මහජනයාට අප සමග සම්බන්ධ විය හැක්කේ කෙසේ ද?
    • මහජනයාට විවෘත අපගේ රැස්වීම් සහ ඒවාට සහභාගි වන හැටි
    • අපගේ වැදගත් රැස්වීම්වල සජීවී විකාශ
    • අපගේ අන්තර්ජාල සාකච්ඡා මණ්ඩප
    • සමාජ මාධ්‍ය වේදිකාවල අපගේ ක්‍රියාකාරිත්වය
    • අපගේ පැමිණිලි පටිපාටිය
  • අපගේ අයවැය, වියදම් සහ මුල්‍ය (අප වැය කරන්නේ කුමක් ද? කෙසේ ද?)  
  • වර්තමාන වර්ෂයේ අපගේ ප්‍රක්ෂේපිත, ලැයිස්තුගත කරන ලද අයවැය
    • පසුගිය වසරේ අපගේ ලැයිස්තුගත කරන ලද වියපැහැදම්
    • විකණකාධිපති දෙපාර්තමේන්තුව/ පත් කරන ලද විගණකවරුන් විසින් විගණන වර්ෂයේදී කරන ලද විගණනයන්ගේ වාර්තා 
  • අප සතුව ඇති තොරතුරු (අප ළඟ තිබෙන තොරතුරු සහ ඒවා වෙත ප්‍රවේශ වෙන ආකාරය)  
  • නීත්‍යානුකූලව අප සතුව තිබිය යුතු සහ අප විසින් පවත්වාගෙන යා යුතු තොරතුරු
  • අපගේ තොරතුරු සූචිය: ලේඛන, වාර්තා, ලැයිස්තු, ලියාපදිංචි ලේඛන, අප විසින් සකසනු හා පවත්වාගෙන යනු ලබන දත්ත පදනම් ඒවාට අපගේ වෙබ් අඩවිය හරහා පිවිසිය හැකි සම්බන්ධතා පුරුක් සමග
  • අපගේ නිෂ්පාදන සාම්පල සහ ඒවා ලබාගත හැකි ආකාරය
  • අපගේ මුද්‍රිත ප්‍රකාශන: මාතෘකාව, ප්‍රකාශිත වර්ෂය, ලබාගත හැක්කේ නොමිළේ පැමිණ මිළ දී ගැනීමෙන් ද, අන්තර්ජාලයේ බාගත කිරීමට තිබේ ද යන කරුණු
  • අපගේ තොරතුරු නිලධාරිවරයා සම්බන්ධ කරගත හැකි විස්තර සහ තොරතුරු හිමිකම් අයදුම්පතෙහි සහ ඉල්ලීම්වල ආකෘති ආදර්ශයක්  
  • තොරතුරු ලබාගැනීම සම්බන්ධයෙන් තොරතුරු හිමිකම් කොමිෂම විසින් නිර්ණය ගරන ලද ගාස්තු සැලැස්ම
  • තොරතුරු හිමිකම් ඉල්ලීම සම්බන්ධයෙන් ඔබට පැමිණිල්ලක් තිබේ නම් එය භාර ගැනීමට පත් කරන ලද නිලධාරිවරයා සහ එම නිලධාරිවරයා සම්බන්ධ කරගත හැකි විස්තර
  • තොරතුරු දැනගැනීමේ හිමිකම් පනතෙහි 8 වගන්තිය ප්‍රකාරව අපගේ ඇමතිවරයා විසින් පළ කරන ලද වාර්තාව
  • තොරතුරු දැනගැනීමේ හිමිකම් පනතේ 10 වගන්තිය යටතේ තොරතුරු හිමිකම් කොමිෂම වෙත අප විසින් සම්පාදනය කරන ලද වාර්ෂික වාර්තා
  1. අපගේ ප්‍රතිචාරාත්මක හෙළිදරව් කිරීම් (තොරතුරු හිමිකම් ඉල්ලීම් මත අප විසින් සපයන ලද තොරතුරු)
  2. තොරතුරු දැනගැනීමේ හිමිකම් ඉල්ලීම් මත අප විසින් දැනටමත් සපයා තිබෙන, වෙනත් අයට වැදගත් විය හැකි තොරතුරු ලැයිස්තුව
  3. තිබෙන හා වෙබ් අඩවිය හරහා පිවිසිය හැකි අන්තර්ජාල සබඳතා ලැයිස්තුවට අන්තර්ගත කර තිබේ.  
  1. එක්සත් ජනපද ඩොලර් 100,000ට වැඩි විදේශ ආධාර මත සහ රු. 500,000ට වැඩි දේශීය ආධාර මත පවත්වාගෙන යන අපගේ ව්‍යාපෘති 
  2. ව්‍යාපෘති ආරම්භක නිවේදනය
  3. ව්‍යාපෘති අරමුණු සහ අභිමතාර්ථ
  4. ව්‍යාපෘති කාල රේඛාව
  5. එමගින් බලපෑම් ඇති වන පුද්ගලයන් සංඛ්‍යාව පිළිබඳ විස්තර, පවරා ගනු ලබන පෞද්ගලික දේපල පිළිබඳ විස්තර ද සමග
  6. ව්‍යාපෘතිවල පූර්ව ශඛ්‍යතා සහ ශඛ්‍යතා අධ්‍යයන, පාරිසරික බලපෑම පිළිබඳ වාර්තා සමග
  7. නියාමන අධිකාරීන්ගේ අවසරයන්
  8. ආයෝජන සම්බන්ධ කොන්දේසි (විශේෂඥ පිරිවැය, වාසි සහ ආපසු ඉපැයීමේ අනුපාතික ඇතුළුව)
  9. සවිස්තර ව්‍යාපෘති පිරිවැය, වෙන්කර දක්වන ලද අයවැය සමග
  10. කොන්ත්‍රාත්කරුවන්ගේ සහ පවරන ලද කාර්යයන්ගේ විස්තර
  11. තොරතුරු හිමිකම් ඉල්ලීම් හරහා ව්‍යාපෘති වැඩබිම් නැරඹීමේ පහසුකම්,තිබේ නම්

තොරතුරු වෙත ප්‍රවේශය සහ නැවත භාවිතය පිළිබඳ කොන්දේසි

විශේෂයෙන් ප්‍රකාශ කර නොමැති නම්, අපගේ ප්‍රකාශන පරිපාටියේ සියලු ඩිජිටල් කරන ලද තොරතුරු, ගාස්තුවලින් තොරව අපගේ වෙබ් අඩවියෙන් ලබාගත හැකි අතර, නැවත භාවිතා කිරීම ද කළ හැකි ය. අපගේ ප්‍රකාශන පරිපාටියෙහි තිබෙන හෙළිදරව් කරන ලද සියලු තොරතුරු, තුන්වෙනි පාර්ශ්වයක පිටපත් හිමිකම ඇති තොරතුරු ද ඇතුළත්ව, කර්තෘභාගවලින් තොරව, අඛණ්ඩව, විශේෂත්වයකින් තොර බලපත්‍රයක් යටතේ නැවත භාවිතා කළ හැකි ය. අපගේ තොරතුරු නැවත භාවිතා කිරීමට පිටපත් කිරීම, ප්‍රකාශනය, පරිවර්තනය, උපුටා ගැනීම, බෙදාහැරීම හෝ වෙනත් ආකාරවලින් ඕනෑම මාධ්‍යයක, ආකෘති මාදිලියක, ඕනෑම නීතිමය අරමුණකින් භාවිතය ඇතුළත් ය.

හැකි හැම විට ම, තොරතුරු ඍජුව ම සම්බන්ධ කර බාගත කිරීමට හැකි පරිදි තිබේ. මෙම කිසියම් ලේඛනයක් වෙත පිවිසීමට ඔබට ගැටලුවක් තිබේ නම්, කරුණාකර අප අමතන්න. විකල්ප ස්වරූපයකින් අපට ඔබ වෙත තොරතුරු ලබා දිය හැකි ය.      

ප්‍රකාශන පරිපාටිය පිළිබඳ පැමිණිලි

අපගේ ප්‍රකාශන පරිපාටියෙහි හඳුනාගන්නා ලස තොරතුරු එහි නොමැතිනම්, අවිධිමත් නම්, වැරදිනම් හෝ කල් ඉකුත් වී තිබේ නම් ඔබට පැමිණිලි කිරීමේ අයිතිවාසිකම තිබේ.  

කරුණාකර එවැනි පැමිණිලි ආයතන ප්‍රධානියා වෙත යොමු කරන්න. තොරතුරු නිලධාරිවරයාට පිටපතක් යවන්න. අප ඔබගේ පැමිණිල්ලට ප්‍රතිචාර හෝ ඉදිරිපත් කරන ලද අඩුපාඩුව නිවැරදි කිරීමට අසමත් වී තිබේ නම් මැදිහත් වන්නැයි තොරතුරු හිමිකම් කොමිෂමෙන් ඉල්ලීමේ අයිතිය ඔබට තිබේ.

පැමිණිලි කිරීමේදී ඔබ ඉදිරිපත් කරන සම්බන්ධ කරගත හැකි විස්තර භාවිතා කරනු ලබන්නේ හුදෙක් ම විමර්ශනය කිරීමේ සහ ඔබගේ පැමිණිල්ල සම්බන්ධයෙන් කටයුතු කිරීමේ අරමුණ වෙනුවෙන් පමණි. එය අදාළ සංවිධාන ඒකකය හෝ කලාපය වෙත ක්‍රියා කිරීම හා ප්‍රතිචාර දැක්වීම සඳහා යොමු කරනු ලැබේ.

අපි ඔබේ අදහස් සහ යෝජනා අගය කරන්නෙමු. ඔබගේ ප්‍රතිපෝෂණය අපගේ ප්‍රකාශන පරිපාටිය වැඩිදියුණු කිරීම සඳහා ප්‍රයෝජනවත් වනු ඇත. ඔබට ප්‍රතිපෝෂණය සැපයීම සඳහා ඕනෑම වේලාවක අප සමග සම්බන්ධ විය හැකි ය.  

අවසන් යාවත්කාලීන කිරීම (දිනය දක්වන්න)

කාලීන කාර්යයක් ලෙස, පොදු අධිකාරීන් සතුව තිබෙන, තමන් විසින් සකසන ලද හෝ අනුමත කරන ලද සියලු ලේඛන ඩිජිටල් ස්වරූපයෙන් ලබාගැනීමට සැලැස්විය යුතු ය. එවැනි සියලු ලේඛනවල කීවර්ඩ්, කර්තෘ, ප්‍රකාශන දිනය සහ ප්‍රකාශකයා ආදී මෙටා දත්ත ඇතුළත් කළ යුතු ය. එමගින් ඒවා පහසුවෙන් සොයාගත හැකි ය.  ඩිජිටල්කරණය යනු තොරතුරු භෞතික ස්වරූපයෙන් ඩිජිටල් ස්වරූපයට පරිවර්තනය කිරීමේ ක්‍රියාවලියයි.  

පොදු අධිකාරි සතුව ඇති, බොහෝ හෙළිදරව් කළ හැකි තොරතුරු තිබෙන්නේ දෘඪ පිටපත් ලෙසයි. ඒවා පහසුවෙන් විනාශ විය හැකි ය. එබැවින්, ඒවා හඳුනාගෙන වෘද්ධිමය ලෙස ඩිජිටල්කරණය කිරීමට සෑම පොදු අධිකාරියක් විසින් ම පියවර ගත යුතු ය. එය සංරක්ෂිත ලේඛන ද ඇතුළුව වැඩිම ඉල්ලුමක් තිබෙන ලේඛනවලින් ආරම්භ කළ හැකි ය.

Text Box: වැඩි වශයෙන් ඉල්ලා සිටිනු ලබන, දැනට ඩිජිටල් ස්වරූපවලින් ලබාගත නොහැකි තොරතුරු වෘද්ධිමය වශයෙන් ඩිජිටල්කරණය කරන්න.  තොරතුරු දැනගැනීමේ හිමිකම් පනතේ 7(3) වගන්තිය අනුව සියලු පොදු අධිකාරීන් විසින් තම සියලු වාර්තා අවුරුදු 10 – 12 කාලයක් සංරක්ෂණය කළ යුතු ය. ලේඛන ඩිජිටල්කරණය හා ඒවා කළමනාකරණය සඳහා නිසි ක්‍රමවේදයක් සැකසීම මගින් ඒවා සංරක්ෂණය, සූචිගත කිරීම සහ ඒවා ලබාගැනීම පහසු වේ.

තොරතුරු ඩිජිටල්කරණය සැලසුම් කිරීමේදී, ප්‍රගාමී ලෙස තොරතුරු හෙළිදරව් කිරීමේ නියාමන කමිටුව විසින් දැනට තිබෙන මූලාශ්‍ර සහ තාක්ෂණික පහසුකම් උපරිම කරන ආකාරය නිර්ණය කළ යුතු ය. ඇතැම් අවස්ථාවලදී, අතිරේක සම්පත් ලබාදීමට හෝ ප්‍රමාණය විශාල නම් හා සිටින කාර්ය මණ්ඩලය ප්‍රමාණවත් නොවේ නම්, තොරතුරු ඩිජිටල්කරණය සඳහා බාහිර සේවා ලබාගැනීමට පොදු අධිකාරියට සිදු වේ.

 තොරතුරු ඩිජිටල්කරණ සැලැස්ම විසින් ලේඛන ලබාගත හැකි සහ පර්යේෂණ කළ හැකි Word (.doc), Portable Document Format (.pdf) හෝ Rich Text Format (.rtf)   ස්වරූපවලින් ලබාදීමේ අවශ්‍යතාව සම්බන්ධයෙන් කටයුතු කළ යුතු ය. මෙටා දත්ත එයට අනුබද්ධ කර තිබිය යුතු ය. ඩිජිටල් කරන ලද දත්ත කට්ටල නිකුත් කරන විට පොදු අධිකාරිය පහත දැක්වෙන පියවර අනුගමනය කළ යුතු ය:

  • දත්ත කට්ටල Excel, Comma-Separated Values (.csv), Extensible Mark-up Language (.xml) වැනි විවෘත ස්වරූපවලින් ලබාගත හැකි ලෙස සකසන්න.
  • මෙටා දත්ත ප්‍රමිති අනුගමනය කරන්න.
  • තොරතුරු නැවත භාවිතයට පහසුකම් සැලසීම සඳහා පැහැදිලි පරිශීලක බලපත්‍ර ලබාගන්න.
  • දත්ත එක්රැස් කිරීමෙන් පසු හැකි ඉක්මණින් ඒවා ප්‍රසිද්ධ කරන්න.
  • පෞද්ගලිකත්වය, බුද්ධිමය දේපල හිමිකම් හෝ වානිජ රහස් සම්බන්ධ නීති උල්ලංඝනය නොකරන්න.
  • දත්ත ගුණාත්මකභාවය සහ දත්ත නිෂ්පාදනය කිරීම සඳහා ගත වන කාලය පිළිබඳ උපදෙස් දෙන්න.

ප්‍රගාමී ලෙස තොරතුරු හෙළිදරව් කිරීමේ නියාමන කමිටු විසින් තොරතුරු ඩිජිටල්කරණය, අලුතෙන් ඩිජිටල් කරන ලද තොරතුරු ප්‍රකාශන පරිපාටියට ඇතුළත් කිරීම සහ ඒවා ප්‍රගාමී ලෙස හෙළිදරව් කිරීම ස්ථාවරව නිරීක්ෂණය කළ යුතු ය.    

ඩිජිටල්කරණය සඳහා තොරතුරු තේරීමේදී, ප්‍රගාමී ලෙස තොරතුරු හෙළිදරව් කිරීමේ නියාමන කමිටු විසින් මහජනතාවගේ ඉහළ ම තොරතුරු අවශ්‍යතා සපුරන, ඉතා වැදගත් තොරතුරු පන්තිවල මූලික පදනමක් මත ගොඩනැගීම ඉලක්ක කළ යුතු ය. නිකුත් කරනු ලබන ද්‍රව්‍යවල පරිමාව සහ පරාසය ක්‍රමානුකූලව වර්ධනය කළ යුතු ය. යමෙකුට වෙබ් අඩවිය ඔස්සේ තොරතුරු ලබාගත නොහැකි නම්, සංයුක්ත තැටි, USB දත්ත ගබඩා වැනි විකල්ප ස්වරූපවලින් තොරතුරු සැපයීම සඳහා වන සියලු සාධාරණ ඉල්ලීම් සපිරීමට පොදු අධිකාරිය උත්සාහ කළ යුතු ය.  .   

  • ට හැකියාව ඇති කිරීම

රාජ්‍ය අංශයේ තොරතුරු වෙත ප්‍රවේශය සඳහා අභිප්‍රේරණය වැඩි වශයෙන් ම සමාජ අරමුණු විසින් ඇති කෙරේ. ඒවා නම්, ආයතනවල විනිවිදභාවය සහ වගවීම ඉහළ නැංවීම ආදියයි. කෙසේ වෙතත්, විවිධ දත්ත කට්ටලවල සිට සමාජ ආර්ථික තොරතුරු සහ ඓතිහාසික වාර්තා දක්වා රාජ්‍ය අංශයේ බෙදාගත හැකි තොරතුරු සඳහා, ඒවා මහජනයා විසින් දැනුම් නිෂ්පාදන ලෙස නැවත භාවිතා කළ හැකි සහ නැවත පැකේජ් කළ හැකි නම්, විශාල ආර්ථික වටිනාකමක් තිබේ. මහජනයා තම තොරතුරු නැවත භාවිතා කිරීම මහජන අධිකාරීන් විසින් දිරිගැන්විය යුතු ය.

Text Box: රාජ්‍ය අංශයේ තොරතුරු ව්‍යවසායක පුරවැසියන් විසින් වටිනාකම් එකතු කරන ලද නිෂ්පාදන ලෙස නැවත පැකේජ් කිරීම, අධ්‍යාපනික සහ සංස්කෘතික දැනුම පුළුල් ජනගහනයකට ලබාදීමේ ලා ප්‍රධාන මූලාශ්‍රයක් වනු ඇත.  පොදු අධිකාරිය විසින් හෙළිදරව් කරන ලද තොරතුරු කර්තෘභාග නැතිව, අඛණ්ඩ, විශේෂිත නොවන බලපත්‍රයක් යටතේ නැවත භාවිතා කළ හැකි බව තොරතුරු දැනගැනීමේ හිමිකම් පනතේ 19 වගන්තිය විශේෂකොට දක්වයි.  තොරතුරු නැවත භාවිතා කිරීමට පිටපත් කිරීම, ප්‍රකාශනය, පරිවර්තනය, උපුටා ගැනීම, බෙදාහැරීම හෝ වෙනත් ආකාරවලින් ඕනෑම මාධ්‍යයක, ආකෘති මාදිලියක, ඕනෑම නීතිමය අරමුණකින් භාවිතය ඇතුළත් ය. ව්‍යවසායක පුරවැසියන් විසින් රාජ්‍ය අංශයේ තොරතුරු නැවත භාවිතා කිරීම සංවිධාන විසින් දිරිගන්වනු ලබන්නේ නම්, දැවැන්ත ආර්ථික වටිනාකමක් විවෘත කිරීමේ හැකියාව බෙදාගත හැකි ස්වරූපවලින් තිබෙන රාජ්‍ය අංශයේ තොරතුරුවලට තිබේ. එම ස්වරූප ජනවිකාස, ආර්ථික සහ කාලගුණ දත්තවල සිට චිත්‍ර, ඓතිහාසික ලේඛන, වාර්තා සහ පොත් පත් ආදිය දක්වා පරාසයක විහිදේ. රාජ්‍ය අංශයේ තොරතුරු වටිනාකම එකතු කරන ලද භාණ්ඩ සහ නිෂ්පාදන ස්වරූපයෙන් නව නිර්මාණාත්මක ලෙස නැවත පැකේජ් කිරීම අධ්‍යාපනික සහ සංස්කෘතික දැනුම පුරවැසියන්ට ලබාදීමේ මෙන් ම, ඔබගේ සංවිධානයේ කටයුතුවලට පුළුල් ප්‍රචාරයක් ලබාදීමේ ද ප්‍රධාන මූලාශ්‍රයක් විය හැකි ය.  

රෙගුලාසි අංක 19හි විස්තර කරන නැවත භාවිතා කිරීමේ කොන්දේසි ප්‍රකාශන පරිපාටියේ සඳහන් විය යුතු ය. පිටපත් හිමිකම තිබෙන ද්‍රව්‍ය බව  විශේෂයෙන් සඳහන් කර නැතිනම්, ප්‍රගාමී ලෙස හෙළිදරව් කරන ලද තොරතුරු සියලු අරමුණු උදෙසා නිදහසේ භාවිතා කිරීමේ හැකියාව පරිශීලකයන්ට තිබිය යුතු ය. ඔවුන් තම මූලාශ්‍රය දැක්විය යුතු ය.

ප්‍රගාමී ලෙස හෙළිදරව් කරන ලද තොරතුරු නැවත භාවිතා කරමින් තුන්වන පාර්ශ්වයේ ප්‍රකාශන සහ වෙනත් තොරතුරු නිෂ්පාදන විස්තර කරන සවිස්තර ලැයිස්තුවක් පවත්වාගෙන යාමට පොදු අධිකාරීන් දිරිගන්වනු ලැබේ.

ප්‍රගාමී හෙළිදරව් කිරීම පිළිබඳ වර්තමාන තත්වය තක්සේරු කිරීම ස්වාධීන තක්සේරුකරුවකු මගින් හෝ ප්‍රගාමී ලෙස තොරතුරු හෙළිදරව් කිරීමේ නියාමන කමිටුව විසින් පත් කරන ලද අභ්‍යන්තර ඇගයීම් කණ්ඩායමක් විසින් සිදු කළ හැකි ය. එවැනි තක්සේරුවක් මගින් පහත දැක්වෙන එක් එක් තොරතුරු ප්‍රවර්ග යටතේ තොරතුරු ප්‍රකාශනයට අදාළ වන ප්‍රශ්න සම්බන්ධයෙන් කටයුතු කළ යුතු ය. එම ප්‍රශ්න උකහාගෙන තිබෙන්නේ, පනතේ 8 සහ 9 වගන්ති සහ අංක 20 රෙගුලාසියේ ලැයිස්තුගත කර තිබෙන අවම තොරතුරු අවශ්‍යතාවලිනි එම. ඇගයීමේදී, තොරතුරු ඉදිරිපත් කිරීම, භාවිතා කිරීමේ හැකියාව, වෙබ් අඩවි අන්තර්ගතයේ යාවත්කාලීනබව තක්සේරු කිරීම වැදගත් ය. පහත දැක්වෙන ප්‍රශ්න ප්‍රතීයමාන වන අතර, එවැනි තක්සේරුවක් වෙත වැඩිදුර අවධානය යොමු කිරීමට උපකාර වේ.

1. ආයතනික තොරතුරු:

හඳුනාගැනීම: ආයතනයේ නම, සලකුණ සහ විවෘතව තබන වේලාවන් වෙබ් අඩවියේ මුල් පිටුවේ පැහැදිලිව දක්වා තිබේ ද?  

ආයතනය පිහිටි ස්ථානය:ආයතනයේ පිහිටීම ගූගල් සිතියම ආශ්‍රයෙන් වෙබ් අඩවියේ පැහැදිලිව දක්වා තිබේ ද?  

දූත මෙහෙවර: ආයතනයේ මෙහෙවර ප්‍රකාශය වෙබ් අඩවියේ මුල් පිටුවෙහි පැහැදිලිව ප්‍රදර්ශනය කර තිබේ ද? (පුළුල් දැක්ම හා මෙහෙවර ප්‍රකාශ පිළිගත හැකි ය)  

කාර්යයන් හා බලතල: පොදු අධිකාරියේ කාර්යයන් හා බලතල වෙබ් අඩවියේ පරිපූර්ණ ලෙස හා පැහැදිලිව ලැයිස්තුගත කර තිබේ ද?

අනුබද්ධ සංවිධාන: මෙම සංවිධානයේ බලතලවලට අදාළ වෙනත් සංවිධාන ලැයිස්තුව එම සංවිධානවල වෙබ් අඩවිවලට සම්බන්ධතා සමග වෙබ් අඩවියේ දක්වා තිබේ ද?  

ස්ථාන සිතියම: වෙබ් අඩවියේ ස්ථාන සිතියම පළමු පිටුවෙන් ම ලබාගත හැකි ද?  

2. සංවිධානමය තොරතුරු:

  1. සංවිධාන ව්‍යූහය: සංවිධාන රූපසටහන වෙබ් අඩවියේ දැක්වේ ද?

නම් සහ සම්බන්ධ කරගත හැකි ආකාර පිළිබඳ විස්තර: සංවිධානය, එහි අංශ, ශාඛා සහ විධායක ශ්‍රේණියේ රාජ්‍ය නිලධාරීන් සම්බන්ධ කරගත හැකි ආකාරය පිළිබඳ විස්තර වෙබ් අඩවියේ දැක්වේ ද?  

විධායක ශ්‍රේණියේ නිලධාරීන්ගෙ වැටුප් තොරතුරු: වාර්ෂික ආදායම්, වේතන සහ දීමනා පිළිබඳ  වෙන් කර දක්වන ලද ගෙවීම් විස්තර වෙබ් අඩවියේ දැක්වේ ද?  

3. මෙහෙයුම් තොරතුරු සහ තීරණ ගැනීමේ ක්‍රියාවලි:

  1. අභ්‍යන්තර නීති, රෙගුලාසි සහ උපදෙස්: අභ්‍යන්තර නීති, රෙගුලාසි සහ ලිඛිත උපදෙස්, වෙබ් අඩවියේ ලැයිස්තුගත කර ඇති හා ප්‍රවේශ විය හැකි තීරණ ගැනීමේදී භාවිතා කරනවා ද?
  2. මූලෝපායික සැලැස්ම:මූලෝපායික සැලැස්ම වෙබ් අඩවියේ ලබාගත හැකි ලෙස තිබේ ද?  
  3. ව්‍යාපෘති සහ ක්‍රියාකාරකම් වාර්තාව: සම්පූර්ණ කරන ලද/ දැනට ක්‍රියාත්මක වන ව්‍යාපෘති වෙබ් අඩවියේ ලැයිස්තුගත කර හා බැලිය හැකි ලෙස තිබේ ද?
  4. තීරණ ගැනීමේ පටිපාටි:  තීරණ ගැනීමේ පටිපාටි වෙබ් අඩවියේ තේරුම් ගත හැකි ලෙස විස්තර කර තිබේ ද?  

4. මහජන සේවා:

  1. මහජනයාට සපයන සේවාවන්ගේ විස්තර:  මහජනයාට සපයනු ලබන සේවාවන් වෙබ් අඩවියේ ලැයිස්තුගත කර තිබේ ද? (උදා: ගැලිම් සටහන්)
  2. මහජන සේවා වෙත පිවිසීම: සේවා වෙත පිවිසිය හැකි ආකාරය පිළිබඳ තොරතුරු වෙබ් අඩවියේ පළ කර තිබේ ද? ඒ අතර අවශ්‍ය අයදුම්පත් ආකෘති සහ උපදෙස් අත්පොත් භාවිත කළ හැකි ස්වරූපවලින්  තිබේ ද?

5. පොදු ප්‍රතිපත්ති, නීති සහ රෙගුලාසි:

  1. චක්‍රලේඛ සහ රෙගුලාසි: සංවිධානයට අදාළ චක්‍රලේඛ සහ රෙගුලාසි වෙබ් අඩවියෙන් ලබාගත හැකි පරිදි ලැයිස්තුගත කර තිබේ ද? 
  2. නීති: සංවිධානය සිය කටයුතු ඉටුකරන නීති වෙබ් අඩවියේ ලබාගත හැකි පරිදි ලැයිස්තුගත කර තිබේ ද?
  3. ප්‍රතිපත්ති සිහිකැඳවීම් සහ නීති කෙටුම්පත්: ප්‍රතිපත්ති ලේඛන සහ නීති කෙටුම්පත් වෙබ් අඩවියේ ලබාගත හැකි ලෙස ලැයිස්තුගත කර තිබේ ද?
  4. තීන්දු අර්ථ නිරූපණය සහ අධිකරණ අර්ථකථන: ශ්‍රේෂ්ඨාධිකරණය විසින් අදාළ ප්‍රතිපත්ති සහ නීති පිළිබඳව දී තිබෙන තීන්දු කෙටුම්පත් වෙබ් අඩවියේ ලබාගත හැකි ලෙස ලැයිස්තුගත කර තිබේ ද?  

6. මහජන සහභාගිත්වය

  1. මහජන රැස්වීම් සහ උපදෙස් විමසීම් පිළිබඳ විස්තර: අතීත රැස්වීම් සහ උපදෙස් විමසීම් දින සහ තොරතුරු මෙන් ම ඉදිරියේදී සිදු වන මහජන රැස්වීම් පිළිබඳ විස්තර වෙබ් අඩවියේ දැක්වේ ද?   
  2. අන්තර්ජාල සාකච්ඡා සංසද: සංවිධානයට අදාළ වැදගත් ප්‍රශ්න සම්බන්ධයෙන් කිසියම් අන්තර්ජාල සාකච්ඡා සංසදයක් සහ චැට් පිළිබඳ විස්තර වෙබ් අඩවියේ දැක්වේ ද?   
  3. මහජන විමසීම්වලට ප්‍රතිචාර:මහජන පැමිණිලි සහ ඒවාට සංවිධානයේ ප්‍රතිචාර ලබාගැනීම සඳහා පහසුකම් වෙබ් අඩවියෙන් සැපයේ ද?
  4. පසු විපරම් පහසුකම්:ස්වයං ඊමේල් පණිවුඩ මගින් යාවත්කාලීන කිරීම් පසු විපරම් කිරීමට පහසුකම් වෙබ් අඩවියෙන් සැපයේ ද?  

7. පොදු ප්‍රසම්පාදන හා සහනාධාර

  1. ටෙන්ඩර් ප්‍රසිද්ධ කිරීම:  ටෙන්ඩර්, කොන්දේසි සහ අවසන් දින වෙබ් අඩවියේ දැක්වේ ද?
  2. ටෙන්ඩර් අයදුම්පත් සහ ලේඛන ප්‍රසිද්ධ කිරීම: ටෙන්ඩර් අයදුම්පත්, අදාළ පිරිවිතර සමග ටෙන්ඩර් පත්‍රිකා වෙබ් අඩවියේ ලබාගත හැකි ලෙස දැක්වේ ද?   
  3. සාර්ථක මිළ ඉදිරිපත් කිරීම් සහ පිරිනැමීම් ප්‍රසිද්ධ කිරීම: සාර්ථක කොන්ත්‍රාත් පිරිනැමීම් පහත දැක්වෙන තොරතුරු පැහැදිලිව හඳුනාගත හැකි පරිදි වෙබ් අඩවියේ ලැයිස්තුගත කර තිබේ ද?  
  1. මිළ ගණන් කැඳවන ලද අයිතමයේ/ කාර්යයේ විස්තර;
  2. ලැබුණු සමස්ත මිළ ගණන් දැනුම්දීම්;
  3. සාර්ථක මිළ ගණන් ඉදිරිපත් කළ අයගේ නම/ නම්;
  4. කොන්ත්‍රාත් පිරිනමන ලද මිළ ගණන්;
  5. සම්පූර්ණ කිරීමට නියමිත දිනය; සහ
  6. විදේශ ප්‍රධාන සමාගමකට කොන්ත්‍රාත්තුව පිරිනමා තිබෙන අවස්ථාවකදී එහි දේශීය නියෝජිතයා/ නියෝජිතයන්ගේ විස්තර  
  7. මිළ ගණන් කැඳවන ලද අයිතමයන්ගේ/ කාර්යයන්ගේ විස්තර
  • සහනාධාර පිළිබඳ විස්තර: සහන තිබේ ද, එසේ තිබේ නම් ඒ සඳහා නිර්ණායක සහ එයින් වාසි ලබාගත හැකි ආකාරය වෙබ් අඩවියේ පැහැදිලි කර තිබේ ද?  
  • ප්‍රතිලාභීන්ගේ තොරතුරු: ප්‍රතිලාභීන් ලැයිස්තුව වෙබ් අඩවියෙන් ලබාගත හැකි ද?  
  • ඉලක්ක: ඉලක්ක ජනගහනය සහ ඔවුන් ආවරණය කිරීම සඳහා කාල රේඛාව වෙබ් අඩවියේ විස්තර කර තිබේ ද?     

8. අයවැය, වියදම් සහ මුල්‍ය

  1. වර්තමාන වර්ෂය වෙනුවෙන් ප්‍රක්ෂේපිත අයවැය: වර්තමාන වර්ෂය සඳහා ප්‍රක්ෂේපිත අයවැය සහ වෙනත් අයවැය සංශෝධන අයිතමයන් වෙබ් අඩවියෙන් ලබාගත හැකි ද?   
  2. කලින් වර්ෂයේ වියපැහැදම්:  අයිතම වශයෙන් දක්වන ලද කලින් වසරේ වියපැහැදම්  වෙබ් අඩවියේ දැක්වේ ද?

9. තොරතුරු වෙත පිවිසීම් වර්ගකිරීම හා ඒ සඳහා පද්ධති

  1. තොරතුරු සූචි: සංවිධානය සතු සහ සංවිධානය විසින් නිෂ්පාදනය කරනු ලබන ලේඛන සූචි, වාර්තා, ලැයිස්තු සහ දත්ත පදනම් ඒවා තිබෙන ආකෘතිය පිළිබඳ තොරතුරු සමග වෙබ් අඩවියේ පළ කර තිබේ ද?
  2. සූචියෙන් සම්බන්ධතා: සූචියේ සිට අදාළ ප්‍රකාශන සහ දත්ත පදනම් වෙත බාහිර වෙබ් සම්බන්ධතා, ඒවා විද්‍යුත් ස්වරූපයෙන් ලබාගත හැකි නම්, දක්වා තිබේ ද?
  3. නීති ප්‍රකාරව පවත්වාගෙන යන තොරතුරු: නීතියෙන් අවශ්‍ය ලියාපදිංචි ලැයිස්තු  සහ ඒවා වෙත ප්‍රවේශ වන ආකාරය වෙබ් අඩවියේ පැහැදිලිව සඳහන් කර තිබේ ද?   
  4. සංවිධානය සතු තොරතුරුවල මෙටා දත්ත: අන්තර්ජාලයෙන් සෙවුම් කර සොයාගැනීම පහසු කරන කීවර්ඩ්, කර්තෘ, ප්‍රකාශිත දිනය වැනි මෙටා දත්ත තොරතුරු ලේඛන තුළ අන්තර්ගත කර තිබේ ද?
  5. මුද්‍රිත ප්‍රකාශන: මාතෘකා සහ ප්‍රකාශිත වර්ෂය ඇතුළු මුද්‍රිත ප්‍රකාශනවල තිබෙන තොරතුරු, ඒවා ලබාගත හැක්කේ නොමිළේ ද, නැතිනම් විකිණීමට තිබේ ද, ප්‍රවේශ විය හැකි ස්වරූපවලින් අන්තර්ජාලයෙන් බාගත කරගත හැකි ද යන කරුණු වෙබ් අඩවියේ තිබේ ද?
  6. තොරතුරු හිමිකම් ඉල්ලා සිටීමේ පටිපාටි: තොරතුරු හිමිකම් ඉල්ලීම් සහ අභියාචනා පොදු අධිකාරිය වෙත ඉදිරිපත් කරන ආකාරය සහ ඒවා විකසනය කරන ආකාරය ආදර්ශ අයදුම්පත්‍ර ආකෘති සමග වෙබ් අඩවියේ සපයා තිබේ ද? 
  7. තොරතුරු නිලධාරිවරයාගේ හා පත් කරන ලද නිලධාරිවරයාගේ සම්බන්ධතා තොරතුරු: තොරතුරු නිලධාරිවරයාගේ සහ පත් කරන ලද නිලධාරිවරයාගේ සම්බන්ධතා තොරතුරුවෙබ් අඩවියේ ප්‍රමුඛව දැක්වේ ද?
  8.  ගාස්තු සැලැස්ම: තොරතුරු හිමිකම මත පදනම්ව තොරතුරු ලබාගැනීම සඳහා වන ගාස්තු වෙබ් අඩවියේ ප්‍රසිද්ධ කර තිබේ ද?
  9. තොරතුරු දැනගැනීමේ හිමිකම් පනතේ 8 වගන්තිය යටතේ අමාත්‍යවරයාගේ වාර්තාව: තොරතුරු දැනගැනීමේ හිමිකම් පනතේ 8වන වගන්තිය ප්‍රකාර අමාත්‍යවරයාගේ වාර්තාව විද්‍යුත් මාර්ගයෙන් ප්‍රකාශයට පත් කර, වෙබ් අඩවියෙන් ලබාගත හැකි ද?

10. තොරතුරු පූර්ව හෙළිදරව් කිරීම

  1. තොරතුරු හිමිකම යටතේ සපයන ලද තොරතුරු ප්‍රසිද්ධ කිරීම: තොරතුරු දැනගැනීමේ හිමිකම් පනත යටතේ පුරවැසියකුගේ ඉල්ලීමකට ප්‍රතිචාර ලෙස සපයන ලද, වෙනත් අයට වැදගත් විය හැකි තොරතුරු වෙබ් අඩවිය වැසින් ප්‍රගාමී ලෙස ප්‍රසිද්ධ කරනවා ද?

11. තොරතුරු දැනගැනීමේ හිමිකම් පනතේ 9 වගන්තිය යටතේ පොදු ආයෝජන පිළිබඳ පූර්ව හෙළිදරව් කිරීම (එක්සත් ජනපද ඩොලර් 100,000ට වැඩි විදේශ ආධාර මත සහ රු. 500,000ට වැඩි දේශීය ආධාර මත පවත්වාගෙන යන ව්‍යාපෘති සඳහා):

  1. ව්‍යාපෘති ආරම්භක නිවේදනය: ව්‍යාපෘති විස්තරය සහ සාධාරණීකරණය වෙබ් අඩවියේ පළ කර තිබේ ද?  
  2. ව්‍යාපෘති පිහිටීම සහ එයින් බලපෑමට ලක්වන ජනගහනය:  ව්‍යාපෘතිය පිහිටි ස්ථානය සහ එයින් බලපෑමට ලක්වන ජනගහනය, අදාළ නම්, වෙබ් අඩවියේ විස්තර කර තිබේ ද?  
  3. ව්‍යාපෘතියේ පූර්ව ශඛ්‍යතා සහ ශඛ්‍යතා අධ්‍යයන: පූර්ව ශඛ්‍යතා, ශඛ්‍යතා අධ්‍යයන සහ වෙනත් ව්‍යාපෘති වාර්තා වෙබ් අඩවියේ ලබාගත හැකි පරිදි ලැයිස්තුගත කර තිබේ ද?  
  4. ආයෝජන කොන්දේසි (අපේක්ෂිත පිරිවැය, වාසි සහ ආපසු ඉපයීමේ අනුපාතිකය): ආයෝජන කොන්දේසි වෙබ් අඩවියේ පළ කර තිබේ ද?  
  5. සවිස්තර ව්‍යාපෘති පිරිවැය (සමුච්චිත නොකරන ලද අයවැය): ව්‍යාපෘති පිරිවැය වෙබ් අඩවියේ පළවේ ද?  
  6. අධීක්ෂණ සහ ඇගයීම් වාර්තා: තොරතුරු දැනගැනීමේ හිමිකම් පනතේ 9 වගන්තිය යටතේ දැක්වෙන අවශ්‍යතාවන්ට අනුකූලව අධීක්ෂණ සහ ඇගයීම් වාර්තා වෙබ් අඩවියේ පළ කර තිබේ ද?
  • සංවිධානයේ වෙබ් අඩවිය තක්සේරු කිරීම – පරීක්ෂක ලැයිස්තුවක්

පොදු අධිකාරියේ ප්‍රසිද්ධ මුහුණත වන්නේ වෙබ් අඩවියයි. එය වෘත්තිකභාවයෙන් යුක්ත, ප්‍රයෝජනවත්, ක්‍රියාත්මක, යාවත්කාලීන කරන ලද සහ තොරතුරු හෙළිදරව් කිරීමට නැඹුරු එකක් විය යුතු ය. සංවිධානයේ වෙබ් අඩවිය ඔස්සේ ලැයිස්තුගත කරන ලද ප්‍රකාශන පරිපාටියක් ඔස්සේ බොහෝ තොරතුරු වෙත පිවිසීමේ හැකියාව පරිශීලකයන්ට තිබිය යුතු ය.  

පොදු අධිකාරීන් විසින් පහත දැක්වෙන පරීක්ෂක ලැයිස්තුව අනුව සංවිධානයේ වෙබ් අඩවියේ භාවිතා කිරීමේ හැකියාව තක්සේරු කරනු සහ වර්ධනය කරනු ඇත.

පොදු ප්‍රවේශ හැකියාව

  1. වෙබ් අඩවිය බ්‍රව්සරවලට අනුකූල වීමේ පුළුල්බව ඉතා වැදගත් ය. විවිධ මෙහෙයුම් පද්ධති භාවිතා කරන පරිශීලකයන්ට වෙබ් අඩවියේ සෑම කොටසකට ම ඇතුළු විය හැකි වනු ඇත.   
  2. වෙබ් අඩවියේ යුනිකෝඩ් අක්ෂර පමණක් භාවිතා කරන්න. සියලු ප්‍රධාන බ්‍රව්සරවලට යුනිකෝඩ් කියවිය හැකි ය.
  3. ජංගම දුරකථනවලින් හොඳින් පිවිසිය හැකි වෙබ් අඩවියක් තිබීම සංවිධානයක අන්තර්ජාල පැවැත්මෙහිදී ඉතා වැදගත් ය. වර්තමානයේදී සුහුරු දුරකථන ඔස්සේ අන්තර්ජාලයට පිවිසෙන පිරිස පරිගණක ඔස්සේ පිවිසෙන පිරිසට වඩා වැඩි ය. වෙබ් අඩවිය ජංගම මිත්‍රශීලී නැතිනම් එය එසේ කරන්න.
  4. බහු භාෂා පරිවර්තන පහසුකම් වෙබ් අඩවියේ භාවිතා වන බව තහවුරු කිරීමෙන් එය විශ්වීය පාඨක ප්‍රජාවක ආකර්ශනීයත්වයට පත් කරන්න.
  5. සමාජ මාධ්‍ය වේදිකා ඔස්සේ තොරතුරු බෙදාගැනීම සඳහා මාර්ග සකසන්න.
  6. ඔබගේ වෙබ් අඩවිය ප්‍රවර්ධනය කිරීම සඳහා ෆේස්බුක් යොදාගන්න.

ආබාධිත ප්‍රවේශය

  1. වෙබ් අඩවිය ආබාධ සහිත ජනයාට ද ප්‍රවේශය ලබා දිය යුතු ය. දෘෂ්‍යාබාධිත ප්‍රජාවට දෘෂ්‍ය අන්තර්ගතයන් අක්ෂරවලට සවන්දීමේ තාක්ෂණය ඔස්සේ තේරුම් ගැනීමට හැකි වන පරිදි රූප, ග්‍රැෆික් ආදිය සඳහා විකල්ප විස්තර යොදන්න. 
  2. ශ්‍රවණ ආබාධ සහිත ජනයාට ද ශ්‍රව්‍ය අන්තර්ගතයන්ගේ ලිඛිත පිටපත් ලබාගත හැකි බව තහවුරු කරන්න.
  3. වීඩියෝ සමග එකට යොදන ලද දෘෂ්‍යමය අක්ෂර පඨිතයක් බහුමාධ්‍ය ගොනු සමග භාවිතා කිරීමෙන් ශ්‍රවණ ආබාධ සහිත අයට එය ක්‍රියාත්මක කරගෙන තේරුම් ගත හැකි ය.
  4. සාමාන්‍යයෙන් මවුසයෙන් පමණක් මෙහෙයවිය හැකි බොත්තම්, පාලක, මෙනූ, ආකෘති ක්ෂේත්‍ර ආදිය යතුරු පුවරුවෙන් ද හැසිරවිය හැකි විය යුතු ය.

වේගය සහ බෑන්ඩ්විත් පරාසය පිළිබඳ සංවේදීතාව

  1. සමස්ත පිටු ප්‍රමාණ සහ සංකීර්ණතාව හේතුවෙන් වෙබ් අඩවියට පිවිසීම දුෂ්කර සහ මන්දගාමී නොකරන බව තහවුරු කරගන්න. වෙබ් අඩවියේ තිබෙන ලේඛනයක සාමාන්‍ය බාගත කිරීම් කාලය එතරම් දිගු නොවිය යුතු ය. (විශාල ලේඛන කොටස් ලෙස බාගත කිරීමට ඉදිරිපත් කළ හැකි ය.)  
  2. පරිශීලකයන්ගේ අන්තර්ක්‍රියාකාරී කාලය දරාගත හැකි තරම් අවම විය යුතු ය.  

පිටු අතර චලනය වීම හා සම්බන්ධතා 

  1. වෙබ් අඩවියේ අඩවි සිතියමට මුල් පිටුවෙන් ප්‍රවේශය ලබාදෙන්න. අඩවි සිතියම යනු වෙබ් අඩවියේ ඇති, සෙවුම් යන්ත්‍රවල ක්‍රෝලර් වෙනුවෙන් සකසන ලද පිටු ලැයිස්තුවකි. 
  2. පරිශීලකයන්ට පිටු අතර චලනය වීමේ ක්‍රියාකාරිත්වය, පැහැදිලිභාවය සහ විවිධ පිටු/ අංශ අතර සම්බන්ධතා තේරුම් ගැනීමට අඩවි සිතියම උපකාරී වන බව තහවුරු කරන්න.
  3. තොරතුරු හිමිකම් පිටුවට මුල් පිටුවෙන් ම ඍජු සම්බන්ධතාවක් දෙන්න.
  4. බාහිර වෙබ් සම්බන්ධතා ක්‍රියාත්මක වන්නේ ද යන්න තහවුරු කරගැනීමට සම්බන්ධතා අඛණ්ඩතාව පරීක්ෂා කරන්න.

නීත්‍යානුකූලභාවය

  1. පිටපත් අයිතිය පිළිබඳ නීති සහ බුද්ධිමය දේපල හිමිකම් නිවැරදිව භාවිතා කරන බව තහවුරු කරන්න.    
  2. උපුටාගැනීම්, රූප සහ තුන්වන පාර්ශ්වවල බුද්ධිමය දේපල පිළිබඳ නිවැරදිව සඳහන් කර ඇති බව සහතික කරන්න.  

ග්‍රැෆික් ඩිසයින් 

  1. කලාත්මකභාවය, හෝභනත්වය සහ විදග්ධභාවය සලකමින් වෙබ් අඩවියේ මූලික සැලසුම් සංකල්පයේ රූපමය සැලැස්ම තක්සේරු කරන්න.  
  2. වෙබ් අඩවියේ භාවිතා කරන අක්ෂර ශෛලීන් ඇසට සැනසිලිදායක බව තහවුරු කරන්න.
  3. මුල් පිටුවේ දක්වා තිබෙන සියලු දෘෂ්‍යමය අංග දක්ෂ ලෙස අන්තර්ක්‍රියාකාරී බව තහවුරු කරන්න. 

පරිශීලක මිත්‍රශීලිත්වය 

  1. භාවිතයේ පහසුව මෙන් ම, පරිශීලකයාට සපයා තිබෙන ආධාරක, මෙවලම් සහ උපකාරක සම්පත් ආදිය භාවිතයේ පහසුව තක්සේරු කරන්න.
  2. වෙබ් අඩවියේ අතුරු මුහුණතේ ක්‍රියාකාරිත්වය සහ පැහැදිලිභාවය පරීක්ෂා කරන්න.
  3. යාවත්කාලීන කිරීම් පිළිබඳ විද්‍යුත් තැපෑලෙන් දැනගැනීමට පරිශීලකයන්ට පහසුකම් හා මහජනයාට නිශ්චිත කාරණා සම්බන්ධයෙන් මෙහෙයවනු ලබන චැට් සහ/ හෝ සංසද හරහා පොදු අධිකාරිය සමග සම්බන්ධ වන්නට අවස්ථා සපයන්න.
  4. කෙටි කාලීන මතකයේ සීමා හේතුවෙන් පරිශීලකයන්ට වෙබ් අඩවියේ පිටු අතර චලනය වීමේ පහසුව තිබිය යුතු ය. ඒ සඳහා වෙබ් අඩවියේ විවිධ පිටුවල කොටස් හරහා තොරතුරු සිහිපත් කිරීම අවශ්‍ය නොවිය යුතු ය.  

පැවැත්ම

  1. තොරතුරු පළ කරන විට පරීක්ෂා කරන්න
    1. තොරතුරු යාවත්කාලීන ද?
    1. වෙබ් අඩවිය යාවත්කාලීන වීම කෙතරම් කලකට වරක් සිදු වේ ද යන්න පරීක්ෂා කරන්න.
    1. වෙබ් අඩවි සම්බන්ධතා යාවත්කාලීන සහ ක්‍රියාකාරී බව තහවුරු කරන්න.

සෞන්දර්යය සහ අවමකාරක සැලැස්ම

  1. වෙබ් අඩවියේ දෘෂ්‍යමය ආකර්ශනය, වෘත්තීයමය පෙනුම, කලාත්මක ඒකාග්‍රතාව සහ වර්ණ සුසංගතභාවය තක්සේරු කරන්න.
  2. පොදු අධිකාරියේ සලකුණේ, ලේබලවල සහ වෙනත් මනෝ විද්‍යාත්මක, අඛණ්ඩ සහ භාවමය ‘නැංගුරම්’වල ලාංඡන සතු ශක්තිමත්භාවය තක්සේරු කරන්න. 
  3. Text Box: ඔබගේ වෙබ් අඩවියේ දෘෂ්‍යමය ආකර්ෂණය, වෘත්ති පෙනුම, කලාත්මක ඒකාග්‍රතාව සහ වර්ණ සුසංගතය පරිශීලකයාට ප්‍රසන්න විය යුතු ය. අවුල්සහගතබව අවම කරන්න. පරිශීලකයාගේ සීමාසහිත අවධාන ධාරිතාව දිනාගැනීම සඳහා තරග කරන සියලු අනවශ්‍ය තොරතුරු වළක්වන්න. 
  4. මුල් පිටුව අවශ්‍ය උපාංගවලට පමණක් සීමා කරන්න. වෙනත් අන්තර්ගතයන් සඳහා පිවිසීම පිණිස පැහැදිලිව දැකියහැකි, බහු අර්ථ රහිත සම්බන්ධතා යොදන්න. 

පිටුවල හැඩගැස්ම සහ සැලැස්ම 

  1. පොදු සැලැස්ම සහ අවකාශ භාවිතය තක්සේරු කරන්න.
    1. වගුවල සංකීර්ණත්වය සහ ගුණාත්මකභාවය හේතුවෙන් එහි පරිශීලක මිත්‍රශීලිත්වයට බාධා නොවන්නට වගබලාගන්න.
      1. තල, සීමා, බෙදුම් සහ රේඛා රූපමය සැලැස්මේ අවමකාරක පෙනුමට ගැලපෙන බව තහවුරු කරගන්න.

ඒකීයත්වය

  1. වෙබ් අඩවියේ සමස්ත පෙනුම විසින් ඇති කරනු ලබන හැඟීම තක්සේරු කරන්න.
    1. වෙනස් මූලිකාංගවල සුසංයෝගය පරීක්ෂා කරන්න
      1. ශ්‍රව්‍ය දෘෂ්‍ය සමෝධානය පරීක්ෂා කරන්න.

අරමුණ 

  1. වෙබ් අඩවියේ නිශ්චිත දූත මෙහෙවරෙහි පැහැදිලිභාවය පරීක්ෂා කරන්න.
    1. පණිවුඩය සහ එය ඉදිරිපත් කරන ආකාරය පරිශීලකයන්ට කෙතරම් ආකර්ශනීය ද යන්න පරීක්ෂා කරන්න
      1. අන්තර්ගතයේ හා නිදහස් සම්පත්වල ප්‍රයෝජනවත්භාවය සහ ගුණාත්මකභාවය පරීක්ෂා කරන්න.
      1. පරිශීලකයන්ට නැවත වෙබ් අඩවියට පැමිණීමට තිබිය හැකි හේතු තක්සේරු කරන්න.

මානව අන්තර් ක්‍රියාකාරිත්වයව 

  1. පිටු අතර ගමන් කිරීමේ අන්තර් ක්‍රියාකාරිත්වය ආකර්ශනීය බව තහවුරු කරන්න.
    1. අවශ්‍ය අවස්ථාවලදී සාමාජිකත්වය සහ ප්‍රජා පහසුකම් සපයන්න.
    1. විද්‍යුත් තැපැල් ලැයිස්තු, පරිශීලක කණ්ඩායම්, චැට් ආදියට ඉඩ දෙන්න.
    1. වෙනත් යෝග්‍ය වටිනාකම් එකතු කළ සේවා ලබාදෙන්න. 

තොරතුරු ක්‍රියාවලිය

  1. සාරාංශ හා කෙටි ලේඛන භාවිතා කරමින් සංකීර්ණ අංග සරල කරන්න.
  2. ප්‍රතිලාභීන්ගේ ප්‍රශ්න පැහැදිලි කිරීමට නිතර අසන ප්‍රශ්න (FAQ) භාවිතා කරන්න.
  3. අන්තර්ගතය ශ්‍රේණිගත කළ හැකි ක්‍රමයක් සහ පරිශීලකයාට ප්‍රතිපෝෂණය ලබා දිය හැකි ක්‍රම හඳුන්වා දෙන්න.
  4. සංජානක පැහැදිලිභාවය, අවධාන කේන්ද්‍රීයත්වය සහ ක්‍රියාකාරිත්වයේ පෙනුම පරීක්ෂා කරන්න.  
  5. සෙවුම් පහසුවේ කාර්යක්ෂමතාව පරීක්ෂා කරන්න
  6. ගමනාන්තවලට පියවර සමග අඩවි සිතියම, එය කියවීමේ පහසුව සහ රූපමය සිතියම්වල ඵලදායිතාව පරීක්ෂා කරන්න.
  7. Text Box: නිතර නැරඹීමට නම් වෙබ් අඩවිය අරුත්බර විය යුතු ය. නිරවුල්, ගැඹුරු සහ පුළුල් අන්තර්ගතයන් තිබිය යුතු ය. පරිශීලකයකුට එය වෙත ආපසු පැමිණීමට හේතුවක් තිබිය යුතු ය.  පිහිටි ස්ථාන/ මෙහෙයුම් ඒවාට ඇතුළත් කරන ලද පැහැදිලි කිරීමේ තොරතුරු සමග ස්ථාන දැක්වීම සඳහා ගූගල් සිතියම් භාවිතා කරන්න. 

වාචික ප්‍රකාශන

  1. ව්‍යාකරණවල පැහැදිලිභාවය සහ භාෂා භාවිතය පරීක්ෂා කරන්න.
    1. අන්තර්ගතයේ භාෂාව සාමාන්‍ය පරිශීලකයකුට ප්‍රමාණවත් ලෙස අවබෝධ කරගත හැකි ද යන්න පරීක්ෂා කරන්න.
    1. සංකීර්ණ සංකල්ප වරනගා ඇති ආකාරය පරීක්ෂා කරන්න.
    1. අක්ෂර වින්‍යාස, විරාම ලක්ෂණ ආදිය පරීක්ෂා කරන්න.
    1. අනුපිටපත් වීම සහ නැවත නැවත සඳහන් වීම වළක්වා ගන්න.

විස්තර කෙරෙහි අවධානය 

  • වෙබ් අඩවියේ පහත ලක්ෂණ තහවුරු කරන්න:
  • වැරදි සහ සාවද්‍යභාවයන් නොතිබීම; 
  • නොගැලපෙනභාවයන් නොතිබීම; 
  • වෙනත් තැනකට යා නොහැකි පිටු හා කල් ඉකුත් වූ පිටු වෙත යාම වළක්වා ගැනීම
  • ක්‍රියාවලි අසාර්ථකත්වයන් සහ කේත බිඳවැටීම් නොතිබීම

පාරිභෝගික සේවා සහ ගනුදෙනුකරුවන්ට ගරුත්වය 

  1. සම්බන්ධතා පහසුව හා ප්‍රතිචාරාත්මකභාවය තක්සේරු කරන්න. 
    1. පුරවැසියන්ගේ ඉල්ලීම් සහ පැමිණිලි සම්බන්ධයෙන් වේගවත් කළමනාකරණය තහවුරු කරන්න.
      1. පාරිභෝගික සහතික පළ කරන්න.
      1. අදාළ වන්නේ නම්, මුදල් ආපසු ගෙවන ප්‍රතිපත්තිය දක්වන්න. 

වටිනාකම් 

  1. ව්‍යාපාරික ආචාරධර්ම අනුගමනය කරන්න.
    1. “දක්ෂ රැවටිලිකාරිත්වයන්” වළක්වන්න.
      1. වෙළඳ දැන්වීම් සහ ස්වයං ඉදිරිපත්කිරීම්වලදී අවංක වන්න.  
      1. පොපප් වැනි ඉල්ලා සිටිනු නොලැබූ මැදිහත්වීම් නොමැති බව තහවුරු කරන්න.  

වැඩි දියුණු කරන ලද උපාංග 

  1. අන්තර් ක්‍රියාකාරී සිතියම්, ග්‍රැෆික් සහ වෙනත් මාධ්‍ය භාවිතා කරන්න.  
  2. ශ්‍රව්‍ය දෘෂ්‍ය විකාශන භාවිතා කරන්න.  
  3. විවෘත රැස්වීම් සජීවීව විකාශය කරන්න. යූ ටියුබ් භාවිතා කරන්න.  
  4. සංකීර්ණ කරුණු පැහැදිලි කිරීම සඳහා සජීවීකරණය භාවිතා කරන්න.  
  5. විද්‍යුත් වානිජ්‍ය විසඳුම්, ගෙවුම් පහසුකම් ආරක්ෂිත සර්වර් හරහා සපයන්න.  

පෙනුමෙහි අනන්‍යතාව

  1. පාවිච්චි කරනු ලබන උපාංග මුල් කෘති හා නිර්මාණාත්මක ඒවා බව තහවුරු කරන්න.
    1. වෙබ් අඩවියේ සුන්දරත්වය සහ සම්පත් නිර්මාණාත්මක ලෙස භාවිතා කිරීම තහවුරු කරන්න.
    1. බහු සංවේදක ආකර්ශනයක් භාවිතා කරන්න.
    1. මතකය දෝංකාර නැංවීම සඳහා භාවමය හැඟීමක ශක්තිය භාවිතා කරන්න.

සමස්ත වෙබ් අඩවි කාර්යක්ෂමතාව 

  1.  වෙබ් අඩවියේ පාඨක සංඛ්‍යාව හා සංඛ්‍යාලේඛන බලන්න.
    1. වෙබ් අඩවියේ බලපෑම තක්සේරු කිරීම සඳහා කාලාවර්තීය බාහිර ඇගයීම් කරන්න.

තොරතුරු දැනගැනීමේ පනත ක්‍රියාත්මක කිරීම පිළිබඳ නම් කර තිබෙන මධ්‍යම ආයතනය ලෙස ජනමාධ්‍ය අමාත්‍යාංශය විසින් සියලු අමාත්‍යාංශ සමග එක්ව මෙම විධිනියම සියලු පොදු අධිකාරීන් තුළ ක්‍රියාත්මක කිරීම පිළිබඳ වාර්ෂිකව ඇමති මණ්ඩලයට වාර්තා කරනු ලැබේ. මෙම විධිනියමය ප්‍රකාරව පොදු අධිකාරීන්ගේ මූලික කාර්යදර්ශක නිර්ණායකයක් ලෙස, ප්‍රගාමී ලෙස තොරතුරු හෙළිදරව් කිරීම  ආයතන සංග්‍රහයට ඇතුළත් කිරීම සඳහා ක්‍රියාමාර්ග ගන්නා ලෙස රාජ්‍ය පරිපාලන අමාත්‍යාංශයෙන් ඉල්ලා සිටිනු ලැබේ. 

————————————————————–


[1] ගැසට් (අති විශේෂ) නිවේදනය අංක 2004/66 – 2017 පෙබරවාරි 13

Reference:

A Cabinet paper submitted by the Ministry of Mass Media seeking cabinet approval for the set of attached directives to foster proactive disclosure of information across all the public sector authorities covered by the Right to Information Act no 12 of 2016

  1. The purpose:

The regulation No 20 gazetted under the Right to Information Act No 12 of 2016 entitled “Proactive Disclosure of Information”[1] outlines the categories of information every public authority should proactively disseminate.  However, due to the lack of a common strategy and a proper compliance mechanism the uneven implementation of the above regulation across most public authorities has become an issue that need to be addressed.

The maximum possible proactive publication of information indicates a public authority’s own commitment to accountability and transparency which are the key expected outcomes highlighted in the preamble describing the purpose of our RTI law. Before the RTI legislation took effect, public authorities had virtually no public-facing transparency mechanisms in place. However, the public confidence in institutional commitments to transparency and accountability is more likely to increase mostly with proactive publication of information rather than infrequently satisfying the reactive disclosure based on individual information requests.

Moreover, the effective proactive information (a) increases the flow of information within the government, and between citizens and public authorities, (b) puts information into the public faster and at a lower cost,(c) reduces the time and resources spent processing individual information requests, and (d) encourages incremental digitalisation of information repositories from current physical formats. Therefore, the ministry of mass media seeks the approval of the Cabinet of Ministers to the attached directives on proactive disclosure, and to seek the compliance by all the public authorities to follow them.

  • What the directives will make public authorities do?

These directives require the public authorities to:

  1. establish a proactive disclosure steering committee led by the head of each public authority;
  2. to develop a strategic action plan for proactive disclosure which should include assessment of the current status, an implementation plan and resource allocation for incremental information digitalisation;
  3. instil proactive disclosure of information as an important responsibility of every staff member and heads of departments;
  4. implement the common Publication Scheme in the manner described in the directive covering information categories listed in the regulation20 and the RTI Act;
  5. encourage the information reuse and repackaging in the form of value-added goods and source of educational and cultural knowledge for public.
  6. Periodic assessments of proactive disclosure measures including public authority’s websites and its impacts
  • Reporting on the implementation

Being the nodal agency designated to implement the RTI ACT the Ministry of Mass Media in collaboration with all the ministries will report annually to the Cabinet of Ministers on the implementation of these directives across all the public authorities. The Ministry of Public Administration is also requested to take necessary measures to include proactive disclosure of information in the establishment code as a key performance criterion of the public authorities in line with these directives.

Submitted for approval by the Minister of Mass Media  

Date:

DIRECTIVES ON PROACTIVE DISCLOSURE OF INFORMATION

Table of Contents

1.     INTORODUCTION… 3

2.     establish a proactive disclosure steering committee (PDSC). 4

3.     develop a strategic action plan for proactive disclosure.. 5

4.     instil proactive disclosure of information as an important responsibility of every staff member.  6

5.     produce a publication scheme. 7

Key criteria for inclusion of information in a publication scheme    7

What type of information is ‘significant’?.. 8

A model publication scheme.. 9

6.     incrementally digitalise information held by the public authorities   13

7.     enable information reuse.. 14

8.     Assessing status of current proactive disclosure – asking the right questions   15

9.     ASSESING THE ORGANISATION’S WEBSITE – a check list.. 18

Proactive Disclosure of Information.

The right to accesses Information held by the public authorities is a fundamental right of the citizens as guaranteed by our Constitution. The way in which this right should be put into effect, is defined in the Right to Information Act No. 12 of 2016 which should be read with the associated rules and regulations gazetted in the extraordinary gazette No. 2004/66 of 03 February 2017.

Text Box: Maximum possible disclosure of information increases public confidence in your organisation and reduces the need for the public to file individual requests to obtain information. The preamble of the RTI Act emphasizes the Right to Information as a necessary condition to foster transparency and accountability of public authorities. One way to observe this right by the public authorities is the reactive disclosure of information in response to a citizen’s RTI request.  However, more vital for transparency and accountability of public authorities is the suo-moto or proactive disclosure of information by the public authority on its own. This essentially means pushing all the disclosable information out into the public without the need for citizens to make formal requests under the RTI Act. The maximum possible disclosure of information indicates the public authority’s own commitment to openness, accountability and transparency, which in turn contributes to increase public confidence in the relevant public authority.

Moreover, the proactive information release:

  • increases the flow of information within the government, and between citizens and public authorities;
  • puts information into the public faster and at lower cost;
  • reduces the time and resources spent processing individual information requests;
  • information become accessible to everyone as opposed to just the requester;
  • increases internal information flow and the visibility of the public authority and
  • enable the citizens to gain benefits from productive information reuse.

The gazetted regulation No. 20, entitled ‘Proactive Disclosure of Information’, outlines the must publish categories of information by all public authorities.  The Section 8 of the RTI Act requires all the Ministers to publish a set of prescribed information they should submit to the RTI Commission biannually. Similarly, the Section 09 of the RTI Act makes it necessary for all the Ministers to publish advance information, relating to new projects undertaken by the ministry or its ancillary organisations. This requirement is applicable to each foreign funded project worth over one hundred thousand US dollars and locally funded projects costing over five hundred thousand rupees. 

Thus, the Sections 8 and 9 of the Right to Information Act, and the regulation No. 20 on ‘Proactive Disclosure of Information’ constitute the legal obligation the public authorities should fulfil in meeting the requirements of routing proactive disclosure. However, they only define the minimum proactive disclosure requirements. Nonetheless, every public authority should endeavour to publish all disclosable information so as to limit the need of public to too often resort to the formal requests to obtain information. 

The government has decided to use proactive disclosure of information as an important indicator of institutional excellence of the public sector public authorities.  Therefore, besides other suitable initiatives, the following measures should be implemented by the public authorities to strengthen their proactive disclosure regimes. They will help the public authorities to determine their own processes needed to improve proactive disclosure of information.

Each Ministry and every public authority coming under its purview, should establish a Proactive Disclosure Steering Committee (PDSC). The main function of the PDSC is to foster proactive disclosure of information and to address any deficiencies which inhibit proactive disclosure. The PDSCs should be chaired either by the head of organisation or the Designated Officer appointed under the RTI Act. The PDSCs should ensure that effective plans, structures, supports and resources are in place to facilitate effective implementation of proactive disclosure of information.

Text Box: Your organisation should have effective structures, supports, and resources to facilitate the implementation of proactive disclosure of information.The designated Information officer of the Ministry/Organisation should function as the coordinating secretary of the PDSC.

Besides other suitable measures, the PDSCs should implement the following:

  • assess and take stock of current status of proactive disclosure of information, based on the indicative questionnaire and the check list given at the end of this document;
  • develop a strategic action plan to improve the proactive disclosure of information;
  • instil, among all the staff, proactive disclosure of information as a vital responsibility beneficial to the organisation and to its public image.
  • use proactive disclosure as an important performance indicator of the departments/ divisions/sections of the organisation;
  • identify disclosable information and the form in which they should be made available to the public, based on maximum disclosure and significance of information from the perspective of the users, with due regards to exceptions defined in the Section 5 of the RTI Act.
  • develop a comprehensive Publication Scheme for the entire organisation, which describes the classes of information to be proactively publish.
  • designate officials from each division/section responsible for the proactive publication of disclosable information in line with the organisation’s Publication Scheme. 
  • take measures to accomplish incremental digitisation of most sought out information which are currently unavailable in digital formats. Allocate adequate resources to accomplish information digitisation within a reasonable timeframe.
  • conduct periodical assessments of the proactive disclosure and take necessary measures to rectify deficiencies.
  • report to the Minister in charge, on the progress of fulfilling Minister’s obligations as set out in the Section 8 and 9 of the RTI Act.
  • take other measures to foster proactive disclosure of information as determined by the PDSC.

The PDSCs should meet as often as necessary to carry out above tasks, and at least once a month to assess the progress. The information officer of the public authority should keep the minutes of the PDSC’s meetings. The heads of sections/divisions should follow up the implementation of PDSC’s decisions in consultation with the information officer. 

The regulation No. 21 gazetted under the RTI Act requires the Information Officers to develop an action plan to implement proactive disclosure of information. The PDSCs should review and approve the Action Plan and take measures to allocate adequate resources to implement it. Among others, the Action Plan shall address the following issues:

  1. Addressing the issues identified through the assessment of the current status of proactive disclosure, including of the organisation’s website.
  2. Production of the organisation’s Publication Scheme describing the categories of proactively disclosable information, projected timeline and resource allocation for processing and publishing such information.
  3. Expected outputs concerning proactively disclosable information mentioned in the Publication Scheme.
  4. Timeline for incremental digitisation of the information currently unavailable in digital formats.  The action plan should indicate the means, resources allocated and the time-line for accomplishing incremental digitisation of the information held by the public authority. 
  5. The Action Plan should clearly indicate responsibilities and resources allocated for accomplishing the listed activities/tasks.
  6. The plan should include a time line for production and distribution of printed publications of all types.
  7. The PDSC should make periodical reviews of the implementation of the plan, update and revise as needed and take measures to rectify implementation deficiencies.

The PDSC should take measures to ensure that all staff members are aware of the benefits of the proactive disclosure of information. In this context, the staff should be committed willingly to fulfil their obligations under Section 23 (3) of the RTI Act, according to which all officers are expected to help discharge duties imposed under the Act and its subsidiary regulations.

Text Box: Proactive disclosure of information is a collective task of everyone in your organisation and not something relegated to a webmaster.However, as in the case where the relevant Information Officer determines the information release in response to RTI requests, the PDSC should designate officials from each division/section of the organisation to coordinate with the Information officer for selecting and processing information for proactive disclosure.

The PDSCs should take measures to train public officials on how to comply with proactive disclosure rules, how to prepare information for release, how to apply exceptions, and how to make most effective use of both ICTs and traditional dissemination channels.

It is also important during public events to sensitise people to the existence and location of proactively disclosed information so that they know how to access the disclosed information.

The ministries are requested to call for periodical reports on the status of proactive disclosure from public authorities placed under their purview. These reports should enable the Ministries to identify which organisations have been successful in rolling out proactive disclosure Publication Schemes, which are facing problems, and the underlying reasons behind lack of compliance. 

It is important to note, that the regulation No. 20 gazetted under the RTI Act enables citizens to complain the Head of the public authority, if the proactively disclosed information is improper and/or false and/or has not been updated. Moreover, the citizen can request the RTI Commission to intervene if the public authority fails to rectify it. The ministries should undertake ex officio investigations and review the complaints received from the public about the websites, and the actions taken to address them. The ministries may establish an annual competition to select the best website for the organisations coming under its purview.

Each PDSC should produce a Publication Scheme for the entire organisation. A Publication Scheme is a structured list of information that the organisation will be made proactively available to the public either in digital or any other format. It should guide the proactive disclosure of information, planning of publications in any other formats and revamping of the organisation’s website.

The Publication Scheme should provide the details of:

  • the categories of information the public authority will proactively make available, in keeping with the principle of maximum possible disclosure. 
  • how the information can be accessed. Is it through the web site of the public authority, or as hard copies, other formats, or as printed publications?
  • a list of material available only in hard copy, in printed form or in other formats which can be accessed physically at the public authority. This list should be published in the Web.
  • terms on which the information will be made available, including any charges for printed material;
  • open licencing for information reuse;
  • Text Box: Make available the policy documents and legislations of your organisation on the website enabling the public to understand your mission and functions.any third party copyrighted material included in the Publication Scheme for which permission to reuse beyond what is already allowed by copyright law should be sought from the copyright holder;
  • the alternative formats in which information is available; and
  • how to make a complaint when information included in the Publication Scheme is not available, false or has not been updated.

The Publication Scheme should include a summary describing the document, and the way to obtain access to the information whenever the disclosed information is available only in hard copy.

Key criteria for inclusion of information in a publication scheme

The information included in the Publication Scheme should be:

  • significant – for example key initiative and policy documents of the organisation; and
  • accurate –  all efforts should be made to ensure that information included is accurate, in terms of what has already been published, or what may be published on the relevant topic.

The Publication Scheme should make provisions to publish the information provided in response to RTI requests which could be of interest to others.

What type of information is ‘significant’?

Factors which can assist public authorities to identify significant information include:

  • experiencing repeated demand for certain types of information or where there is a good likelihood of request for it;
  • whether the information is required to be published by law. (The sections 8 and 9 of the RTI Act and regulation No. 20 describes the obligatory information to publish under the law.  Include all information as prescribed in the guidelines issued by the Right to Information Commission in terms of Section 8(1) and Section 9(1)(b) of the Right to Information Act);
  • information relating to problems currently faced by government which the citizens could help resolve;
  • the information relating to future challenges, such as national energy requirements, food security, disaster management and events associated with climate change etc;
  • whether the information will facilitate industry development, innovations, efficient markets and growth in trade and commerce;
  • documents tabled in Parliament and relevant judgements of the Supreme Court;
  • whether the information assists members of the public to identify what information is held by the organisation, such as an information asset register or indexes;Text Box: Your publication scheme should include significant information reflecting accountability and transparency of your organisation.
  • whether publication would promote public authority’s accountability, such as reasons for certain decisions, governance arrangements and achievement of key performance targets;
  • statistical information and data sets that could inform the researchers, journalists and development partners about organisation’s policy, program work and performance;
  • whether the information relates to a program or initiative that was the subject of a media release, debates of legislative bodies and local councils or highlighted in a corporate plan or strategy;
  • plans that underpin achievement of the organisation’s strategic and operational goals; and
  • whether the information promotes people’s well-being.

What is considered significant will likely to change over time as circumstances faced by the country and government priorities might change.

It is particularly important for the Publication Scheme to include the organisation’s key documents such as the annual report, strategic plan and budget highlights and any registers that the organisation is required maintain by a law.  Section 8 of the RTI Act requires the public authorities to produce and to make available copies of its biannual reports for inspection by the public. Similarly, the Section 9 of the RTI Act requires the ministers to prior disclose details of projects as stipulated in the Act.  Such documents should be listed in the publication scheme.

It is important to update the Publication Scheme as well as the actual disclosure of information to include new information, for example, when:

  • new or revised legislation is passed;
  • new or revised policies are introduced;
  • new publications are released;
  • new initiatives or projects commenced;
  • information is updated; or
  • the public authority is restructured.

Once finalised, the PDSC should publish the Publication Scheme on the organisation’s website and in other accessible formats for public scrutiny. Publication Scheme should reflect at a minimum all the information categories mentioned in the regulation No. 20, besides any other class of information the public authority wish to include. The public authority should ensure that all information mentioned in the Publication Scheme is proactively disclosed on the website or in other forms accessible to public within a reasonable period.

Below is an example for a Publication Scheme prepared in line with the minimum disclosure requirements mentioned in the Regulation No 20 of the RTI Act.

A model publication scheme 

The Publication Scheme of (name of the public authority)

We are committed to providing the citizens with greater access to information in order to fulfil our obligations towards their constitutional right to access information held by public authorities as defined by the Right to Information Act No 13 of 2016.

Our Publication Scheme describes information that is routinely published through our website and in other formats.  The information is grouped as described under the following categories:

  1. About us (who we are and why we exist)
  2. Information about our organisation and its mission and vision.
  3. Our functions and powers.
  4. Our location (indicated in the google map), opening hours, contact details including of our branches.
  5. Our Organisation (How are we organised)
  6. Our organisational structure (organigram) and the number of employees in each division/department and their grades and gender.
  7. Names, designations, duties and contact details of our executive grade officials.
  8. Remunerations, emoluments and allowances of our executive grade officials.
  9. Our ancillary organisations, their functions and links to their websites.
  10. Our operations and decision-making process (The way we decide and work)
  11. Rules, regulations, instructions and manuals and other documents which are used by our officers and employees in the discharge of their functions, duties and exercise of power.
  12. Our strategic plan.
  13. Our decisions and formal acts which directly affect the public.
  14. Data and documents, we used as the basis for each such decision.
  15. Our decision-making processes, the internal criteria we use for judgements and procedures we administer.
  16. Reports on our completed/ongoing projects.
  17. Whom do we consult, the mechanisms for our consultations.
  • Our Public Services (What services do we offer)
  • A description of the services we offer to the public, including related advice, guidance, manuals, forms, fee structures, deadlines, booklets, leaflets, and media releases.
  • Forms/Templates that are used for applying for and delivering services with links to down load such forms.
  • How to access our public services.
  • Our Policies and legislations (Policies and legislations guiding us)
  • Our current written policies and protocols we administer for delivering our functions and responsibilities.
  • Information relating to our strategic and performance requirements, including plans, assessments, inspections, and reviews.
  • The facts and other documents and data being used as a basis for formulating our policies and priorities.
  • Key legislative enactments we are bound by.
  • Regulations and circulars, we must follow.
  • Reports submitted by us to the Parliament.
  • Relevant judgements related to our functions made by the Supreme Court.
  • Our Public Consultations (How the public can engage with us)
    • Our meetings which are open to the public and how to attend them.
    • Live streaming of our important meetings.
    • Our online discussion forums.
    • Our presence on social media platforms.
    • Our complaint mechanisms.
  • Our budgets, expenditure and finances (what we spend and how we spend)
  • Our projected itemised budget for the current year.
    • Our itemised disbursements in the previous year. 
    • Reports on audits carried out by Auditor General/designated auditors, by the year of audit.
  • The information we hold (information held by us and how to access them)
  • Information held and maintained by us as required by the law.
  • Our Information index:  the index of documents, reports, lists, registers, and databases held or produced by us with relevant hyperlinks if accessible from our website.
  • Our product samples and how to obtain them.
  • Our printed publications: titles, year of publication, whether they are free of charge or for sale and available online to download.
  • Contact details of our Information Officer and model application forms for RTI requests and appeals.
  • The Fee schedule for obtaining information as determined by the Right to Information Commission.
  • The designated officer and contact details if you have a complain concerning your RTI request.
  • Our Ministers report published as per Section 8 of the RTI Act.
  • Annual reports submitted by us to the Right to Information Commission in accordance with the Section 10 of the RTI Act.
  • Our reactive disclosures (Information we provided following RTI requests)
  • The list of information we have already supplied as responses to RTI Act, and are likely to be interest to others.
  • Hyperlinks are imbedded in the list if they are available and accessible through the website.
  1. Our foreign funded projects above USD 100,000 and locally funded above Rs. 500,000 (the projects we intend to implement)
  2. Notification of project commencement.
  3. Project objectives and goals.
  4. Project timeline.
  5. Discerption of people affected, including acquisition of private property.
  6. Pre-feasibility and feasibility studies of projects including reports on environmental impact.
  7. Clearances from regulatory authorities.
  8. Terms and conditions of investment (including expected costs, benefits and rate of return).
  9. Detailed project costs, including disaggregated budgets.
  10. Details of the contractors and assigned tasks.
  11. Arrangements to visit project sites through a formal RTI request, if applicable.

Terms of access and reuse of information

Unless stated otherwise, all digitalised information in our Publication Scheme is available free of charge on our website and can be reused. All information disclosed under our Publication Scheme, baring third party copyrighted information, is subject to a royalty-free, perpetual, non-exclusive licence to reuse the information. Reuse of our information includes, copying, publishing, translating, adapting, distributing or otherwise using in any medium, mode or format for any lawful purpose.

Where possible, the information is directly linked and available for you to download. If you are having difficulties in accessing any of these documents, please contact us so that we can assist you by providing the information in an alternative format.

Complaints about the publication scheme

You have the right to complain if information identified in our Publication Scheme is not available, improper/false or outdated. 

Please do address such complaints to the head of our organisation with a copy to our information officer. You can request the Right to Information Commission to intervene, if we fail to respond to your complaint or to rectify the deficiencies you pointed out.

The contact details you provide when complaining will be used purely for the purpose of investigating and addressing your complaint and may be referred to relevant organisational units or regions for action and response.

We value your comments and any feedback you provide will be used to make improvements to our Publication Scheme. You can contact us at any time to provide feedback.

Last updated (indicate the date)

As a matter of routing, the public authorities should move towards to make available all the new documents produced or commissioned by them in accessible digital formats.  All such documents should have imbedded metadata such as the keywords, author, publication date and the publisher etc to make the documents easily discoverable.  Digitisation is the process of converting information from a physical format into a digital one. 

Text Box: Incrementally digitalise the most sought out information which are currently not available in digital formats.It is more likely that many disclosable information held by public authorities are in hard copies and other easily perishable formats. Therefore, every public authority should take measures to identify and incrementally digitalise important information, beginning from the most sought out documents, including from the archives.

As per the Section 7(3) of the RTI Act it is a requirement for all public authorities to preserve all their records for a period of 10 to 12 years. The digitalisation of documents and with a proper system in place to manage them, would make it easy to preserve, index and readily access information.

When planning information digitisation, the PDSC should determine how to maximise the utility of existing resources and technical facilities. In some cases, the public authority will have to allocate additional resources or even outsource the information digitalisation when volumes are larger, or the task cannot be accomplished with the available staff.  

The information digitalisation plan should address the need to provide documents in accessible and searchable formats such as Word (.doc), text searchable Portable Document Format (.pdf) or Rich Text Format (.rtf) with imbedded metadata. When releasing digitised data sets the public authority should:

  • make datasets available in open formats such as Excel, Comma-Separated Values (.csv) and Extensible Mark-up Language (.xml)
  • follow metadata standards.
  • have clear usage licences to facilitate information reuse.
  • publish data as soon as possible after collection.
  • not compromise privacy legislation, intellectual property rights or commercial confidentiality; and 
  • advise of data quality and length of time data will continue to be produced.

The PDSCs should regularly monitor implementation of the information digitalisation and inclusion of newly digitalised information in the Publication Scheme and their progressive disclosure. 

When choosing information for digitisation, PDSCs should aim to build on an initial base of core classes of information that meets pressing public information needs, gradually increasing the volume and scope of material released. The public authority should endeavour to meet all reasonable requests to provide the information in an alternative formats (such as a printed copy or via CD, USB storage devices etc) if someone is unable to access digitalised information via the website.   

Access to information in the public sector has been motivated largely by societal goals such as improving transparency and accountability of institutions. However, the public-sector information, from various data sets to socio-economic information and historical records, in sharable formats has a large economic value if they can be reused or repackaged as knowledge products. The public authorities should foster reuse of their information by the public. The regulation No 19 of the RTI Act specifies that any information disclosed by the public authority should be subject to royalty-free, perpetual, non-exclusive licence to reuse the information.  The reuse of information includes copying, publishing, translating, adapting, distributing or otherwise using in any medium, mode or format for any lawful purpose. Ranging from demographic, economic and meteorological data to artwork, historical documents, reports and books in sharable formats public sector information has potential to unlock immense economic value if the organisations encourage the entrepreneurial citizens to reuse the public-sector information. Innovative repackaging of public sector information in the form of value added goods and products could become a major source of educational and cultural knowledge for citizens as well as give a wider publicity to the work of your organisation.

Text Box: Repackaging of public sector information by entrepreneurial citizens in the form of value added products could become a major source of educational and cultural knowledge for a wider population. Terms of the reuse should be mentioned in the Publication Scheme as described in the regulation No. 19. Unless specifically mentioned as copyrighted material, the users should be able to freely reuse proactively disclosed information for all purposes, provided they acknowledge the source.

The public authorities are encouraged to maintain a detailed list describing the third-party publications and other information products produced by reusing the information proactively published by them.

The assessments of the current status of proactive disclosure can be done either by engaging an independent evaluator or through a group of inhouse evaluators assigned by the PDSC. Such assessments should address the issues relevant to the publication of information in of each of the following information categories. They are derived from the minimum information requirements listed in the regulation No. 20 and the Sections 8 and 9 of the Act.  It is important to assess the quality of presentation, usability, and the up-to-datedness of content of the website when making the assessments. The following questions are indicative and should help further focus such assessments.

1. Institutional Information:

Identification: Is the name, the logo and opening hours of the institution is clearly identifiable in the frontpage of the website?

Location of the Institution: Does the location of the Institution made available and identifiable in the Google Map on the website?

Mandate: Is the mandate of the organisation prominently displayed on the front page of the website? (broad vision and mission statements are acceptable)

Functions and powers: Are the functions and powers of public authority listed clearly and comprehensibly on the website?

Ancillary organisations: Are the other organisations coming under the purview of this organisation is listed in the website with hyperlinks to their websites?

Sitemap: Is the sitemap of the website is accessible from the frontpage?

2. Organisational Information:

  1. Organisational structure: Is the organisation chart provided in the website?

Names and contact information: Are the contact details of the organisation, its divisions and branches and of executive grade public officials available on the website?

Salary information of the executive grade officials: Is the disaggregated payment information pertaining to annual remunerations; emoluments; and allowances of executive grade public officials available on the website?

3. Operational Information and Decision-making Processes:

  1. Internal rules, regulations and instructions: Are the internal rules, regulations and written instructions used for decision making listed and accessible on the website?
  2. Strategic plan: Is the strategic plan available and accessible on the website?
  3. Project and activity reports: Are the reports on completed/ongoing projects listed and made available on the website.
  4. Decision-making procedures:  Are the decision-making procedures described on the website in a meaningful manner?

4. Public Services:

  1. Description of services offered to the public:  Are the services offered to the public listed on the website? (e.g. flow charts)
  2. Accessing public services: Is the information on how to access a service is published on the website, including necessary application forms and instructional manuals in usable formats?

5. Public Policy, Legislation and Regulation:

  1. Circulars and regulations: Are the circulars and regulations which are applicable to the organisation listed and accessible on website?
  2. Legislation: Are the legislations under which the organisation discharges its functions listed on and accessible from the website?
  3. Policy memoranda and draft legislation: Are the draft policy documents and legislations listed on and accessible from the website?
  4. Defining judgements and judicial interpretations: Are determinations made by the Supreme Court concerning relevant policies and legislations listed and available on the website?

6. Public Participation

  1. Details regarding public meetings and consultations: Are the dates and information from past meetings and consultations as well as information on forthcoming public meetings available on the website?
  2. Online discussion forums: Do the website provide information on any online discussion forums and chats concerning significant issues dealt by the organisation?
  3. Response to public queries: Does the website provide facilities to receive public queries and to provide organisation’s responses.
  4. Follow-up facilities: Does the website provide facilities for users to follow up updates through automatic email messages?

7. Public Procurement and Subsidies

  1. Publication of tenders:  Are the tenders, conditions and closing dates listed on website?
  2. Publication of tender applications and documents: Are the tender applications, tender papers with relevant specifications available and accessible on the website?
  3. Successful awards and publication of award: Is the successful contract awards are listed in the website with the following information clearly discernible?
  1. description of the items/Works for which bids were invited;
  2. total number of bids received;
  3. name of the successful bidder/s;
  4. amount at which the contract/s were awarded;
  5. copy of the signed contract;
  6. dates of commencement and completion of the work/services
  7. in the case of a contract awarded to a foreign principal the details of the local agent.
  • Information on subsidies: Are the availability and criteria for any subsidies and how to benefit from it clearly explained in the website?
  • Beneficiary information: Is the list of beneficiaries accessible on the website?
  • Targets: Are the target population and timeline for covering them described on the website?  

8. Budgets, Expenditure and Finances

  1. Projected budget for the current year: Are the projected budget and any budget revision for the current year is itemised and made available on the website?
  2. Disbursements in the previous year:  Is the itemised disbursements in the previous year made available on the website?

9. Categorisation of, and Systems for, Accessing Information

  1. Information index: Are the index of documents, reports, lists, and databases held or produced by the organisation published on the website with information on the format in which they are available?
  2. Hyperlinks from the index: Are the hyperlinks from the index to relevant publication and databases indicated, if they are available in electronic form?
  3. Information held and maintained as required by the law: Are the list of registers required by law and how to access them is clearly mentioned in the web?
  4. The metadata of information held: Are metadata, such as keywords, author, publication date etc, by which documents can be made discoverable through search engines imbedded in the information documents?
  5. Printed publications: Is the information on printed publications, including the titles and year of publication, whether they are free of charge or for sale and available online to down load in accessible formats, available on the website?
  6. RTI requesting procedures: Are the instructions on lodging and processing RTI requests and appeals to the public authority listed on website and model application forms provided?
  7. Information Officer’s and Designated Officer’s contact information: Is the contact information of the Information Officer and the Designated Officer is prominently made available on the website? 
  8. Fee schedule: Are the charges for obtaining information based on RTI regulations published on the website?
  9. Minister’s report as per Section 8 of the RTI Act: Is the Minister’s report required under the Section 8 of the RTI Act electronically published and made available on the website?

10. Prior Disclosures of Information

  1. Publication of information supplied under RTI: Does the website proactively publish information supplied under RTI as a response to a citizen’s request, which is likely to be of interest to others?

11. Prior Disclosures of Public Investments under section 9 of RTI Act

(for projects above USD 100,000 (foreign-funded) or LKR 500,000 (locally-funded):

  1. Notification of project commencement: Are the project description and justifications published on the website?
  2. Project location and affected population:  Are the location and the population affected by the project is described on the website, if applicable?
  3. Pre-feasibility and feasibility studies of projects: Are the pre-feasibility, feasibility studies and other project reports are listed and accessible on the website?
  4. Terms and conditions of investment (including expected costs, benefits and rate of return): Are the terms and condition of investment published on the website?
  5. Detailed project costs (including disaggregated budgets): Are the details of the project costs published on website?
  6. Monitoring and evaluation reports: Are the monitoring and evaluation reports published on website in accordance with requirements under section 9 of the RTI Act?
  • WEBSITE – A CHECK LIST

Website is the public face of the public authority. It should look professional, useful, functional, up to date and disclosure friendly.  Users should be able to access most information listed in a Publication Scheme through the organisation’s website. 

Public Authorities may use the following check list to assess and improve the usability of the organisation’s website.

General Accessibility

  1. The breadth of browser compatibility of the website is very important, so that people using different operation systems can access all parts of the website.
  2. Use only the Unicode scripts in your website. All major browsers can read Unicode scripts.
  3. Having a mobile-friendly website is a critical part of organisation’s online presence. Smartphone traffic now exceeds desktop traffic. If you haven’t made your website mobile-friendly, you should.
  4. Make sure multi-lingual translation possibilities are used in the website to make it appealing to a universal audience.
  5. Provide avenues for information sharing through social media platforms.
  6. Use the face book to promote your site.

Disability Access

  1. The website should facilitate disability access. Use the synthesized text-to-speech technology with alternate text that describes the content of the graphics for anyone who is unable to see visual content.
  2. Make sure that it is possible to access the transcripts of the audio contents for people with hearing disabilities.
  3. Closed captioned the multi-media files so that a visible text track, synchronized with the video, can be turned on by the users with hearing disabilities.
  4. The buttons, controls, menus, form fields, etc which are usually navigable with a mouse should be operable with a keyboard as well.

Speed & Bandwidth Sensitivity

  1. Make sure that overall page sizes & complexity do not make it difficult or slow to access the website. The average download time of the documents available in the website should not be too long. (The larger documents can be made available in separate parts)
  2. Interaction times by users should be kept to a bearable minimum.

Navigation & Links 

  1. Make the sitemap of the website accessible from the front page. Site map is a list of pages of the web site intended for web crawlers such as search engines.
  2. Make sure that the site map also helps the users to understand the navigation functionality, clarity and linkages between different pages/sections of the website.
  3. Provide a direct link to the RTI page from the front page.
  4. Check link integrity to make sure that hyperlinks are properly working.

Legality 

  1. Make sure that copyrights laws and intellectual property rights are correctly observed.
  2. Ensure that quotations, images & intellectual property from 3rd parties are appropriately cited.

Graphic Design 

  1. Asses the graphic design in terms of artistry, elegance & sophistication of core design concepts.
  2. Make sure typography & font styles used in website are eye pleasing.
  3. Ensure that all the visual elements presented in the front page have clever synergies. 

User-friendliness 

  1. Evaluate the ease of use as well as aids, tools and help resources provided to assist the users.
  2. Check interface functionality and clarity of the web site.
  3. Provides facilities for the users to receive emails on updates and opportunities to engage with the public authority through on line chats and/or the forums moderated on specific issues.
  4. Due to the limitations of short-term memory, the users should be able easily retain the recognition of website’s navigation instead of trying to recall information across various parts of the website.

Currency

  1. Check when the information was published.
    1. Is the information up to date?
    1. Check how frequently the website is updated.
    1. Make sure the hyperlinks are up to date and working.

Aesthetics & minimalist design

  1. Asses the visual appeal, professional appearance, artistic integration and the colour harmonies of the website.
  2. Text Box: The visual appeal, professional appearance, artistic integration and colour harmonies of your website should be pleasing to the user. Asses the strength of logo, label & other psychological, perceptual & emotional “anchors” of branding the public authority.
  3. Keep clutter to a minimum. Avoid all unnecessary information competing for the user’s limited attention capacity. 
  4. Reduce the front page only to the necessary components while providing clearly visible and unambiguous means of navigating to other content.

Alignment & Layout 

  1. Asses the general layout & use of space.
    1. Make sure complexity & quality of tables do not inhibit its user-friendliness.
      1. Ensure that layers, borders, dividers and lines conform with the minimalist look of the layout. 

Integration

  1. Asses the whole effectiveness of unified feel of the website.
    1. Check harmony of different elements. 
      1. Check audio-visual synchronization. 

Purpose 

  1. Check the clarity of specific mission or website goals.
    1. Check how appealing the message & its expression to the users.
      1. Check the level of usefulness & quality of content, free resources etc.
      1. Assess potential reasons for users to return to the website.

Human Interactivity 

  1. Make sure surfer interaction processes is appealing. 
    1. Provide membership & community facilities where necessary. 
    1. Allow Email lists, user groups, chats, etc.
    1. Provide other suitable value-added services.

Information Process 

  1. Simplify complex components with use of synopsis & summaries.
  2. Use Frequently Asked Questions (FAQ) to explain issues to the beneficiaries.
  3. Introduce a content rating system and feedback options by the users.
  4. Check perceptual clarity, focus of attention and visibility of functions.
  5. Text Box: The website should be meaningful to visit often with clarity, depth and breadth of content it contains. There should be reasons for a user to return to the website.Check the effectiveness of search facility,
  6. Check the site map with steps to destination, its readability and effectiveness of image maps. 
  7. Use google maps to indicate the locations of presence/operations with imbedded explanatory information.

Verbal Expression 

  1. Check clarity of grammar & use of language. 
    1. Check whether the language of the content is sufficiently comprehensible by an average user.
    1. Check articulation of complex concepts.
    1. Check spelling, punctuation etc. 
    1. Ensure absence of duplication & repetition. 

Attention to detail 

  • Make sure that the website is:
  • absence of mistakes &/or inaccuracies; 
  • absence of incongruities; 
  • absence of dead ends & outdated pages; and
  • absence of process failures & code crash.

Customer Service & Client Respect 

  1. Asses ease of contact & responsiveness. 
    1. Ensure speedy management of requests & complaints from citizens.
      1. Publish customer testimonials.
      1. Publish refund policy if applicable. 

Values 

  1. Follow business ethics.
    1. Avoid “clever deceptions”.
      1. Adhere to honesty in advertising & self-representations. 
      1. Make sure absence of unrequested intrusions (e.g. pop ups).

Enhanced Components 

  1. use interactive maps, graphics & other active media
  2. use audio & video broadcast,
  3. live stream open meetings and use the YouTube.
  4. use animation to explain complex things.
  5. provide e-commerce solutions, payment facilities through secure servers

Originality of the appearance

  1. Ensure that components used are original and creative.
  • Maintain the elegance of the site and creative use of resources.
    • Use multi-sensory appeal.
    • Use the strength of emotional impression to resonance memory.

Overall Site Effectiveness 

  1.  Check website traffic & statistics.
    1.  Conduct periodical external evaluations to assess the website impact.

Being the nodal agency designated to implement the RTI ACT, the Ministry of Mass Media will report to the Cabinet of Minister annually on the implementation of these directives across all the public authorities in collaboration with all the Ministries. The Ministry of Public Administration is requested to take necessary measures to include proactive disclosure of information in the establishment code as a key performance criterion of all public authorities in line with these directives.

————————————————————–


[1] The Gazette (extraordinary) Notification No 2004/66 dated third February 2017

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: